Mit welchem Programm öffne ich eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Sichtansicht. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer, der die Daten aufbereitet – zum Beispiel den kostenlosen Online-Viewer von e2invoice unter /oeffnen, die Visualisierung in Ihrer Buchhaltungssoftware oder den Viewer der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Warum sehe ich beim Öffnen einer XRechnung nur Code?

Weil die XRechnung ausschließlich strukturierte Daten für Maschinen enthält. Ein Browser oder Texteditor zeigt den XML-Quelltext an. Erst ein Viewer ordnet die Felder wie Rechnungsnummer (BT-1), Verkäufer (BG-4) oder Positionen (BG-25) einer lesbaren Rechnung zu.

Reicht ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?

Ja. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Entscheidend ist, dass Sie die Rechnung anschließend lesen, prüfen und in ihrer elektronischen Form acht Jahre aufbewahren können.

Darf ich eine E-Rechnung ausdrucken und abheften?

Zur Ansicht ja, zur Aufbewahrung nein. Eine E-Rechnung muss in ihrem ursprünglichen elektronischen Format, also mit der XML-Datei, aufbewahrt werden. Der Ausdruck ersetzt das Original nicht.

Was gilt, wenn PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander abweichen?

Dann ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich. Deshalb sollte man bei hybriden Rechnungen nicht nur das PDF ansehen, sondern die eingebetteten XML-Daten auslesen, etwa mit einem Viewer, der das PDF analysiert.

E-Rechnung öffnen und lesen: XRechnung und ZUGFeRD ohne Software anzeigen

27. September 2026

Das Wichtigste in Kürze

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Im Browser oder Editor erscheint nur Quelltext – zum Lesen braucht man einen Viewer.
ZUGFeRD und Factur-X sind PDFs mit eingebetteter XML-Datei. Der PDF-Reader zeigt die Sichtansicht, rechtlich maßgeblich sind aber die XML-Daten.
Mit dem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer von e2invoice lassen sich beide Formate ohne Installation öffnen: Datei hochladen, Rechnung wird lesbar angezeigt und gleichzeitig geprüft.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – ein E-Mail-Postfach genügt.

Warum eine E-Rechnung nicht einfach „aufgeht“

Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Anders als ein PDF ist sie nicht für das menschliche Auge gemacht, sondern für die automatische Verarbeitung.

Öffnet man eine XRechnung per Doppelklick, passiert daher meist eines von drei Dingen:

Der Browser zeigt einen Baum aus XML-Elementen wie <cbc:ID> oder <ram:SellerTradeParty>.
Ein Texteditor zeigt den gesamten Quelltext.
Das Betriebssystem fragt, mit welchem Programm die Datei geöffnet werden soll.

Die Rechnung ist damit nicht kaputt – sie braucht nur eine passende Darstellung.

Die Formate im Überblick

Format	Dateityp	Lesbar ohne Viewer?	Maßgeblich
XRechnung (UBL oder CII)	`.xml`	nein	die XML-Daten
ZUGFeRD 2.x / Factur-X	`.pdf` mit eingebetteter `.xml`	teilweise (Sichtansicht)	die eingebetteten XML-Daten
Peppol BIS Billing 3.0	`.xml`	nein	die XML-Daten
PDF ohne XML, Scan, Word	`.pdf`, `.jpg`, `.docx`	ja	keine E-Rechnung, sondern „sonstige Rechnung“

So öffnen Sie eine E-Rechnung in drei Schritten

E-Rechnung öffnen aufrufen – keine Anmeldung, keine Installation.
Die XML- oder PDF-Datei per Drag & Drop hochladen (bis 10 MB).
Die Rechnung wird aufbereitet angezeigt: Verkäufer und Käufer mit allen Rechtsangaben, Positionen, Umsatzsteuer je Steuersatz, Beträge, Zahlungsinformationen, Anhänge und bei Schlussrechnungen die verrechneten Abschläge.

Zusätzlich wird die Rechnung automatisch nach EN 16931 und den XRechnung-Regeln geprüft. Fehlende Pflichtangaben oder Rechenfehler werden direkt angezeigt. Bei ZUGFeRD-PDFs lässt sich die eingebettete XML-Datei mit einem Klick herunterladen.

Worauf Sie beim Lesen achten sollten

Als Rechnungsempfänger hängt Ihr Vorsteuerabzug davon ab, dass die Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält. Prüfen Sie beim Öffnen deshalb vor allem:

Rechnungsnummer und Rechnungsdatum (BT-1, BT-2)
Name und Anschrift beider Parteien (BG-4, BG-7)
Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden (BT-31, BT-32)
Leistung und Leistungszeitpunkt bzw. Leistungszeitraum (BT-72, BG-14)
Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag je Steuersatz (BG-23)
bei Steuerbefreiungen oder Reverse Charge einen Hinweis auf den Grund (BT-120)

Eine ausführliche Übersicht bietet die Checkliste der Pflichtangaben.

Hybride Rechnungen: Warum das PDF nicht genügt

Bei ZUGFeRD und Factur-X enthält eine Datei zwei Darstellungen derselben Rechnung: das sichtbare PDF und die eingebettete XML-Datei. Stimmen beide nicht überein, gilt der strukturierte XML-Teil. Wer nur das PDF ansieht, bemerkt eine Abweichung – etwa einen anderen Betrag oder eine andere Bankverbindung in den XML-Daten – nicht.

Der e2invoice-Viewer liest deshalb bei PDFs immer die eingebettete XML-Datei aus und zeigt deren Inhalt an. Enthält ein PDF gar keine XML-Daten, weist er darauf hin: Dann handelt es sich nicht um eine E-Rechnung.

E-Rechnungen richtig aufbewahren

Rechnungen sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren (§ 147 AO, § 14b UStG).
Die E-Rechnung muss im Originalformat archiviert werden – bei ZUGFeRD das PDF mit eingebetteter XML, bei XRechnung die XML-Datei.
Die Archivierung muss unveränderbar und maschinell auswertbar sein (GoBD).
Ein Ausdruck oder ein reines PDF-Abbild ersetzt die elektronische Rechnung nicht.

Viele Rechnungen automatisch auslesen

Wer regelmäßig E-Rechnungen empfängt, kann sie über die kostenlose REST-API von e2invoice automatisiert auslesen: POST /api/invoice/read nimmt XML- und PDF-Dateien entgegen und liefert alle Rechnungsdaten als JSON zurück – inklusive Prüfergebnis. Mehr dazu im Artikel E-Rechnungen per API erstellen, lesen und prüfen.