Pflichtangaben einer E-Rechnung: Checkliste nach § 14 UStG, EN 16931 und XRechnung
Das Wichtigste in Kürze
- Eine E-Rechnung braucht dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG – sie stehen aber in festgelegten Datenfeldern der Norm EN 16931 (Business Terms, kurz BT).
- Die XRechnung ergänzt deutsche Zusatzregeln (BR-DE), vor allem Leitweg-ID/Käuferreferenz, einen Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail und Zahlungsinformationen.
- GmbH, UG und AG müssen zusätzlich Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und Geschäftsführung angeben (§ 35a GmbHG, § 80 AktG).
- Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet sein.
Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG und ihre Felder in der E-Rechnung
| Nr. | Pflichtangabe (§ 14 Abs. 4 UStG) | Feld in der EN 16931 |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden | BT-27 Verkäufername, BG-5 Anschrift |
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers | BT-44 Käufername, BG-8 Anschrift |
| 2 | Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden | BT-32 Steuernummer, BT-31 USt-IdNr. |
| 3 | Ausstellungsdatum | BT-2 Rechnungsdatum |
| 4 | Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer | BT-1 Rechnungsnummer |
| 5 | Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung | BG-25 Rechnungspositionen (BT-153 Bezeichnung, BT-129 Menge) |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | BT-72 Lieferdatum oder BG-14 Leistungszeitraum |
| 7 | Entgelt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt | BG-23 Umsatzsteuer-Aufschlüsselung (BT-116) |
| 7 | Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Skonto) | BT-20 Zahlungsbedingungen, BG-20 Nachlässe |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung | BT-119 Steuersatz, BT-117 Steuerbetrag, BT-120 Befreiungsgrund |
| 9 | Hinweis auf Aufbewahrungspflicht (Bauleistungen an Privatpersonen) | BT-22 Rechnungsbemerkung |
| 10 | Angabe „Gutschrift“ bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger | BT-3 Rechnungstyp |
Hinzu kommen je nach Fall weitere Angaben, etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bei Reverse Charge (Steuerkategorie AE) oder der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG (Steuerkategorie E mit Befreiungsgrund).
Technische Pflichtfelder der EN 16931
Neben den umsatzsteuerlichen Angaben verlangt die Norm Felder, die für die automatische Verarbeitung nötig sind:
- BT-3 Rechnungstyp – z. B. 380 Rechnung, 381 Gutschrift, 326 Abschlagsrechnung, 386 Anzahlungsrechnung
- BT-5 Währung – ISO-4217-Code wie
EUR - BT-24 Spezifikationskennung – welches Profil die Rechnung erfüllt (z. B. XRechnung 3.0)
- BT-40 und BT-55 Ländercodes von Verkäufer und Käufer
- BT-106 bis BT-115 Summen – Positionssumme, Netto, Umsatzsteuer, Brutto, bereits gezahlt, fällig
- BT-130 Mengeneinheit je Position nach UN/ECE Recommendation 20 (z. B.
C62Stück,HURStunde)
Diese Werte müssen rechnerisch zusammenpassen. Die Regeln BR-CO-10 bis BR-CO-17 prüfen zum Beispiel, dass der Bruttobetrag genau Nettobetrag plus Umsatzsteuer ergibt.
Zusätzliche Pflichtfelder der XRechnung
| Regel | Anforderung | Feld |
|---|---|---|
| BR-DE-1 | Zahlungsinformationen müssen angegeben werden | BG-16 |
| BR-DE-2, BR-DE-5 | Ansprechpartner des Verkäufers | BT-41 |
| BR-DE-6 | Telefonnummer des Ansprechpartners | BT-42 |
| BR-DE-7 | E-Mail-Adresse des Ansprechpartners | BT-43 |
| BR-DE-3, BR-DE-4 | Ort und Postleitzahl des Verkäufers | BT-37, BT-38 |
| BR-DE-8, BR-DE-9 | Ort und Postleitzahl des Käufers | BT-52, BT-53 |
| BR-DE-15 | Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID | BT-10 |
| BR-DE-16 | USt-IdNr. oder Steuernummer des Verkäufers | BT-31, BT-32 |
Die Leitweg-ID ist bei Rechnungen an Behörden die wichtigste Angabe: Sie adressiert die zuständige Stelle. Der öffentliche Auftraggeber teilt sie mit, meist in der Bestellung.
Pflichtangaben für GmbH, UG und AG
Kapitalgesellschaften müssen auf allen Geschäftsbriefen – dazu gehören Rechnungen – zusätzliche Angaben machen:
- Rechtsform (z. B. GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG)
- Sitz der Gesellschaft
- Registergericht und Handelsregisternummer (z. B. Amtsgericht München, HRB 12345)
- Geschäftsführer (GmbH, UG) bzw. Vorstand und Aufsichtsratsvorsitz (AG)
Rechtsgrundlagen sind § 35a GmbHG, § 80 AktG und für eingetragene Kaufleute § 37a HGB. In der E-Rechnung werden die Handelsregisternummer im Feld BT-30 und die übrigen Angaben in den rechtlichen Zusatzinformationen BT-33 übertragen. e2invoice setzt beides automatisch aus den Impressum-Feldern zusammen und druckt sie im Fußbereich der Rechnung.
Checkliste zum Abhaken
- Rechnungsnummer eindeutig und fortlaufend
- Rechnungsdatum und Leistungsdatum bzw. -zeitraum
- Name und vollständige Anschrift beider Parteien
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers
- Positionen mit Bezeichnung, Menge, Einheit und Einzelpreis
- Netto je Steuersatz, Steuersatz, Steuerbetrag, Brutto
- Grund bei Steuerbefreiung oder Reverse Charge
- Zahlungsbedingungen oder Fälligkeitsdatum, Bankverbindung
- Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail (XRechnung)
- Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID (XRechnung)
- Bei GmbH/UG/AG: Rechtsform, Sitz, Registergericht, HRB, Geschäftsführung
- Bei Schlussrechnungen: Abzug der Abschläge samt Umsatzsteuer (mehr dazu)
Pflichtangaben automatisch prüfen
Ob eine E-Rechnung alle Pflichtangaben enthält und die Beträge stimmen, zeigt die kostenlose Validierung in Sekunden – mit Regel-ID und betroffenem Feld für jeden Fehler. Beim Erstellen mit e2invoice werden die Pflichtfelder bereits bei der Eingabe geprüft.