Abschlagsrechnung, Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung als E-Rechnung

Das Wichtigste in Kürze

• Anzahlungsrechnung (Typcode 386): Geld wird angefordert, bevor die Leistung beginnt.
• Abschlagsrechnung bzw. Teilrechnung (Typcode 326): Ein Teil einer bereits teilweise erbrachten Leistung wird berechnet.
• Schlussrechnung (Typcode 380, bei Bauleistungen 877): Abrechnung der gesamten Leistung, von der alle gezahlten Abschläge inklusive Umsatzsteuer abgezogen werden (§ 14 Abs. 5 UStG).
• In der E-Rechnung stehen die gezahlten Beträge im Feld BT-113 („Paid amount“), die verrechneten Rechnungen in der Gruppe BG-3 („Preceding invoice reference“). Der Zahlbetrag BT-115 ergibt sich aus Bruttobetrag minus BT-113.
• Auch Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen fallen unter die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen.

Warum es mehrere Rechnungstypen gibt

Bei größeren Aufträgen – Bauprojekten, Softwareentwicklung, Beratungsmandaten, Maschinenbau – vergehen zwischen Auftrag und Fertigstellung oft Wochen oder Monate. Damit der Auftragnehmer nicht in Vorleistung gehen muss, werden Teilzahlungen vereinbart. Umsatzsteuerlich und in der E-Rechnung werden dafür unterschiedliche Rechnungstypen verwendet, die jeweils einen eigenen Code aus der Codeliste UNTDID 1001 tragen. Diese Codes stehen im Feld BT-3 („Invoice type code“) jeder E-Rechnung.

Dokument	Zeitpunkt	Typcode (BT-3)	Beispiel
Anzahlungsrechnung	vor Beginn der Leistung	386	30 % bei Auftragserteilung
Abschlagsrechnung / Teilrechnung	während der Leistung	326	2. Abschlag nach Meilenstein
Schlussrechnung	nach Abschluss der Leistung	380	Gesamtabrechnung des Projekts
Abschlagsrechnung Bauleistung	während der Bauleistung	875	Abschlag nach Baufortschritt (VOB/B)
Teilschlussrechnung Bauleistung	nach Abnahme eines Bauabschnitts	876	Schlussrechnung für Bauabschnitt 1
Schlussrechnung Bauleistung	nach Abnahme der gesamten Bauleistung	877	Gesamtabrechnung nach VOB/B

Alle diese Codes sind im deutschen Standard XRechnung zugelassen und werden von ZUGFeRD/Factur-X im Profil EN 16931 unterstützt.

Anzahlungsrechnung: Geld vor der Leistung

Mit einer Anzahlungsrechnung fordert der Unternehmer einen Betrag an, bevor er mit der Leistung beginnt. Umsatzsteuerlich gilt die Mindest-Istversteuerung: Die Umsatzsteuer entsteht bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Anzahlung vereinnahmt wird (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG) – nicht erst mit der Leistung.

Für die Rechnung gelten die normalen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Statt des Leistungszeitpunkts wird der voraussichtliche Zeitpunkt angegeben bzw. kenntlich gemacht, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird.

Abschlagsrechnung: Teile einer laufenden Leistung

Eine Abschlagsrechnung (auch Teilrechnung) berechnet einen Teil einer bereits teilweise erbrachten Leistung, etwa nach einem Projektmeilenstein oder nach Baufortschritt. Auch hier wird die Umsatzsteuer mit der Vereinnahmung des Abschlags fällig, sofern die Gesamtleistung noch nicht ausgeführt ist.

Praxis-Tipp: Geben Sie in jeder Abschlagsrechnung an, auf welchen Auftrag und welchen Abschlag sie sich bezieht (z. B. „2. Abschlag zu Auftrag 4711“). Das erleichtert die spätere Verrechnung und Prüfung.

Schlussrechnung: Gesamte Leistung minus Abschläge

Die Schlussrechnung (auch Endrechnung) rechnet die gesamte Leistung ab. Der häufigste Fehler: nur den Restbetrag abzurechnen. Richtig ist nach § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG:

1. Die Schlussrechnung weist das volle Entgelt der gesamten Leistung und die volle Umsatzsteuer aus.
2. Davon werden die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abgesetzt, sofern über sie Rechnungen mit Steuerausweis erteilt wurden.
3. Übrig bleibt der noch zu zahlende Betrag.

Wird die Steuer der Abschläge nicht abgezogen, steht sie doppelt in den Rechnungen. Diese zu hoch ausgewiesene Steuer schuldet der Leistende nach § 14c UStG – und der Kunde darf sie nicht als Vorsteuer abziehen.

Rechenbeispiel

Ein Webprojekt über 5.000 Euro netto wurde mit zwei Abschlägen von je 1.000 Euro netto abgerechnet und bezahlt.

Position	Netto	USt 19 %	Brutto
Gesamte Leistung	5.000,00 €	950,00 €	5.950,00 €
abzgl. 1. Abschlag (RE-101)	−1.000,00 €	−190,00 €	−1.190,00 €
abzgl. 2. Abschlag (RE-102)	−1.000,00 €	−190,00 €	−1.190,00 €
Verbleibender Zahlbetrag	3.000,00 €	570,00 €	3.570,00 €

So wird die Schlussrechnung in der E-Rechnung abgebildet

Die Norm EN 16931 sieht für die Verrechnung eigene Felder vor. Eine korrekte Schlussrechnung enthält:

• BT-3 (Rechnungstyp): 380 bzw. 877 bei Bauleistungen
• Rechnungspositionen: die gesamte Leistung – im Beispiel 5.000 € netto
• BT-112 (Gesamtbetrag brutto): 5.950,00 €
• BT-113 (bereits gezahlter Betrag): 2.380,00 € – die Summe der Abschläge brutto
• BT-115 (fälliger Betrag): 3.570,00 €
• BG-3 (Verweis auf vorausgegangene Rechnungen): je Abschlagsrechnung die Rechnungsnummer (BT-25) und das Datum (BT-26)

Die Rechenregel BR-CO-16 prüft dabei: fälliger Betrag = Bruttobetrag − bereits gezahlter Betrag + Rundungsbetrag. Eine E-Rechnung, in der das nicht aufgeht, ist fehlerhaft.

Hinweis zur Umsatzsteuer-Aufschlüsselung: Die Steueraufschlüsselung der E-Rechnung (BG-23) bezieht sich auf die gesamte Leistung, und BT-113 kennt nur den gezahlten Bruttobetrag. Den nach § 14 Abs. 5 UStG geforderten Abzug von Entgelt und Steuer der Abschläge dokumentiert man deshalb zusätzlich als Rechnungsbemerkung (BT-22), zum Beispiel: „Abzüglich bereits vereinnahmter Abschläge: Entgelt 2.000,00 EUR, Umsatzsteuer 380,00 EUR, gesamt 2.380,00 EUR.“

Typische Fehler vermeiden

• Nur den Restbetrag abrechnen: Die Schlussrechnung muss die Gesamtleistung zeigen.
• Abschläge netto statt brutto abziehen: BT-113 enthält den gezahlten Betrag inklusive Umsatzsteuer.
• Keine Referenzen auf Abschlagsrechnungen: Ohne BG-3 lässt sich die Verrechnung beim Empfänger nicht automatisch prüfen.
• Falscher Typcode: Eine Abschlagsrechnung mit Typcode 380 wird beim Empfänger wie eine normale Rechnung verbucht.
• Steuersatz geändert: Ändert sich der Steuersatz zwischen Abschlag und Schlussrechnung, gilt für die Leistung der Satz zum Zeitpunkt der Ausführung – die Abschläge müssen dann korrigiert werden. Hier sollte der Steuerberater eingebunden werden.

Abschlags- und Schlussrechnung mit e2invoice erstellen

Mit e2invoice lassen sich alle Rechnungstypen kostenlos als ZUGFeRD/Factur-X erstellen:

1. E-Rechnung erstellen öffnen und als Dokumenttyp „Abschlagsrechnung“, „Anzahlungsrechnung“ oder „Schlussrechnung“ wählen.
2. Bei der Schlussrechnung die gesamte Leistung als Positionen erfassen.
3. Die Summe der erhaltenen Abschläge (brutto) und die Nummern der Abschlagsrechnungen eintragen.
4. Die E-Rechnung berechnet den Zahlbetrag, setzt BT-113, BT-115 und BG-3 und weist den Abzug getrennt nach Entgelt und Umsatzsteuer im PDF und als Rechnungsbemerkung im XML aus. Bei nur einem Steuersatz wird die enthaltene Umsatzsteuer automatisch berechnet.

Mit kostenlosem Konto geht es noch einfacher: Abschlagsrechnungen werden gespeichert. Unter Meine Rechnungen wählen Sie bei einer Abschlagsrechnung „Schlussrechnung erstellen“ – Absender, Empfänger und Bankverbindung werden übernommen, und Sie haken die zu verrechnenden Abschläge einfach an. Bruttobetrag und enthaltene Umsatzsteuer werden automatisch abgezogen. Muss eine Schlussrechnung storniert werden, gibt die Stornorechnung die Abschläge wieder frei.

Über die REST-API funktioniert das automatisiert: mit documentType: "final_invoice", prepaidAmount, optional prepaidVatAmount und precedingInvoices. Zur Kontrolle können Sie jede Rechnung anschließend validieren.