E-Rechnung kostenlos erstellen

Als ZUGFeRD/Factur-X im Profil EN 16931: ein PDF/A-3, in das die strukturierten Rechnungsdaten als XML (UN/CEFACT CII) eingebettet sind. Dieses Format erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung nach § 14 UStG und kann sowohl von Menschen gelesen als auch von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden.

Neben den klassischen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG (Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistung, Leistungsdatum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag) verlangt der Standard XRechnung zusätzlich einen Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail sowie eine Käuferreferenz (bei Behörden die Leitweg-ID).

Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist das die Leitweg-ID, die Ihnen die Behörde mitteilt. Bei Unternehmen können Sie eine Bestell- oder Projektnummer des Kunden verwenden. Das Feld ist nach der XRechnung-Regel BR-DE-15 Pflicht.

Wählen Sie als Dokumenttyp „Schlussrechnung“, tragen Sie in den Positionen die gesamte erbrachte Leistung ein und geben Sie die Summe der bereits erhaltenen Abschlagszahlungen brutto sowie die Nummern der Abschlagsrechnungen an. Die E-Rechnung weist dann den verbleibenden Zahlbetrag aus und verweist maschinenlesbar auf die verrechneten Rechnungen.

Ja. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand von E-Rechnungen befreit, dürfen aber freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Setzen Sie den Steuersatz auf 0 %; die Rechnung erhält dann automatisch die Steuerkategorie „steuerbefreit“ mit Begründung.

Rechnungen müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden – bei E-Rechnungen in ihrer elektronischen Form, also mit dem strukturierten XML-Teil. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht. Laden Sie die Datei daher nach dem Erstellen herunter und archivieren Sie sie revisionssicher.