XRechnung vs. ZUGFeRD: Was ist das? Und wann nutze ich was?
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland stehen Unternehmen vor der Frage: Welches Format soll ich nutzen? Die beiden wichtigsten Standards sind XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, unterscheiden sich jedoch grundlegend in Aufbau, Anwendungsbereich und Handhabung.
Was ist XRechnung?
Die XRechnung ist der nationale Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland. Sie wurde speziell für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt und ist seit November 2020 für Lieferanten des Bundes verpflichtend.
Technischer Aufbau
Die XRechnung ist ein reines XML-Format. Das bedeutet:
- Die Rechnung besteht ausschließlich aus strukturierten Daten
- Es gibt keine visuelle Darstellung wie bei einem PDF
- Alle Informationen sind maschinenlesbar codiert
- Die Daten folgen dem europäischen Standard EN 16931
Kernmerkmale der XRechnung
- Reine Datenstruktur: Keine menschenlesbare Darstellung ohne spezielle Software
- Strenge Validierung: Umfangreiche Prüfregeln stellen die Datenqualität sicher
- Leitweg-ID: Eindeutige Kennung zur Adressierung des Rechnungsempfängers in der öffentlichen Verwaltung
- Pflichtfelder: Klar definierte Muss- und Kann-Felder gemäß EN 16931
- Erweiterbar: Nationale Erweiterungen (CIUS) ermöglichen zusätzliche Anforderungen
Beispiel einer XRechnung-Struktur
Eine XRechnung enthält strukturierte Elemente wie:
- Verkäufer- und Käuferinformationen
- Rechnungsnummer und -datum
- Zahlungsbedingungen
- Einzelne Rechnungspositionen mit Mengen, Preisen und Steuersätzen
- Gesamtbeträge und Steueraufschlüsselung
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es ist ein hybrides Format, das die Vorteile von PDF und XML kombiniert.
Technischer Aufbau
ZUGFeRD besteht aus zwei Komponenten:
- PDF/A-3: Eine menschenlesbare PDF-Datei, die wie eine klassische Rechnung aussieht
- XML-Datei: Eine eingebettete maschinenlesbare Datei mit allen strukturierten Rechnungsdaten
Das XML ist dabei als Anhang in die PDF-Datei integriert. Man kann die Rechnung also sowohl visuell betrachten als auch automatisch verarbeiten.
Die ZUGFeRD-Profile
ZUGFeRD bietet verschiedene Profile mit unterschiedlichem Detailgrad:
MINIMUM
- Enthält nur grundlegende Rechnungsdaten
- Geeignet für einfache Archivierung
- Nicht für automatische Verarbeitung vorgesehen
BASIC WL (Without Lines)
- Enthält Kopf- und Fußdaten der Rechnung
- Keine einzelnen Rechnungspositionen
- Geeignet für Rechnungen ohne detaillierte Positionsaufstellung
BASIC
- Vollständige Rechnungsdaten inklusive Positionen
- Ausreichend für die meisten B2B-Anwendungsfälle
- Gute Balance zwischen Detailgrad und Komplexität
EN 16931 (COMFORT)
- Vollständig konform zum europäischen Standard
- Erfüllt alle Anforderungen der E-Rechnungspflicht
- Empfohlen für den Rechnungsaustausch mit Behörden
EXTENDED
- Umfangreichste Variante mit zusätzlichen Feldern
- Für komplexe Geschäftsprozesse
- Branchenspezifische Erweiterungen möglich
XRECHNUNG
- ZUGFeRD-Profil, das vollständig XRechnung-konform ist
- Kombiniert die Vorteile beider Formate
- Ideal für Unternehmen, die sowohl B2B als auch B2G beliefern
Der direkte Vergleich
Darstellung und Lesbarkeit
| Aspekt | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Menschenlesbar | Nein (nur mit Viewer) | Ja (PDF-Komponente) |
| Maschinenlesbar | Ja | Ja (XML-Komponente) |
| Dateigröße | Klein (nur XML) | Größer (PDF + XML) |
| Visuelle Gestaltung | Nicht möglich | Frei gestaltbar |
Anwendungsbereiche
| Aspekt | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Öffentliche Auftraggeber | Pflicht | Möglich (Profil XRECHNUNG) |
| B2B-Geschäft | Möglich | Empfohlen |
| Internationale Nutzung | Eingeschränkt | Ja (Factur-X kompatibel) |
| Kleine Unternehmen | Komplexer | Einfacher |
Technische Anforderungen
| Aspekt | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Erstellung | Spezielle Software nötig | PDF-Erstellung + XML |
| Validierung | Strenge Prüfung erforderlich | Je nach Profil |
| Integration | API/Schnittstelle empfohlen | Auch manuell möglich |
| Archivierung | XML-Archiv | PDF/A-konform |
Wann nutze ich XRechnung?
Die XRechnung ist die richtige Wahl, wenn:
- Sie an öffentliche Auftraggeber liefern: Bund, Länder und viele Kommunen verlangen XRechnung
- Vollautomatisierte Verarbeitung gewünscht ist: Reine Datenprozesse ohne manuelle Sichtprüfung
- Sie große Rechnungsvolumen haben: Effiziente Massenverarbeitung
- Ihre Empfänger entsprechende Systeme haben: ERP-Systeme mit XRechnung-Unterstützung
- Strenge Compliance erforderlich ist: Maximale Standardkonformität
Typische Anwendungsfälle für XRechnung
- Lieferungen an Bundesbehörden
- Aufträge für Landesverwaltungen
- Projekte mit kommunalen Auftraggebern
- Großunternehmen mit vollautomatisierten Prozessen
- EDI-Ersatz oder -Ergänzung
Wann nutze ich ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist die bessere Wahl, wenn:
- Sie im B2B-Bereich tätig sind: Flexibilität für verschiedene Empfänger
- Ihre Kunden unterschiedliche Anforderungen haben: Manche brauchen PDF, andere XML
- Eine visuelle Prüfung gewünscht ist: Empfänger möchten die Rechnung auch sehen
- Sie schrittweise umstellen: Übergang von PDF zu E-Rechnung
- Internationale Geschäftspartner existieren: Factur-X-Kompatibilität mit Frankreich
Typische Anwendungsfälle für ZUGFeRD
- Rechnungen an Geschäftskunden jeder Größe
- Gemischter Kundenkreis (manche digital-affin, manche nicht)
- Branchen mit visuellen Rechnungsanforderungen
- Unternehmen in der Übergangsphase zur E-Rechnung
- Grenzüberschreitender Handel innerhalb der EU
Die Hybridlösung: ZUGFeRD mit XRechnung-Profil
Eine besonders praktische Lösung für Unternehmen, die sowohl öffentliche als auch private Kunden beliefern, ist ZUGFeRD mit dem Profil "XRECHNUNG". Diese Variante bietet:
- Volle XRechnung-Konformität: Erfüllt alle Anforderungen für öffentliche Auftraggeber
- PDF-Visualisierung: Empfänger können die Rechnung auch klassisch betrachten
- Universelle Einsetzbarkeit: Ein Format für alle Kunden
- Zukunftssicherheit: Erfüllt bereits heute alle kommenden Anforderungen
Praktische Entscheidungshilfe
Fragen zur Formatwahl
Beantworten Sie diese Fragen, um das richtige Format zu finden:
Liefern Sie an öffentliche Auftraggeber?
- Ja → XRechnung oder ZUGFeRD (Profil XRECHNUNG)
- Nein → ZUGFeRD (beliebiges Profil ab EN 16931)
Benötigen Ihre Kunden eine visuelle Darstellung?
- Ja → ZUGFeRD
- Nein → XRechnung oder ZUGFeRD
Haben Sie internationale Geschäftspartner in der EU?
- Ja → ZUGFeRD (Factur-X kompatibel)
- Nein → Beide Formate möglich
Wie digital-affin sind Ihre Kunden?
- Sehr → XRechnung möglich
- Gemischt → ZUGFeRD empfohlen
Welche Systeme nutzen Ihre Kunden?
- Moderne ERP-Systeme → Beide Formate
- Einfache Buchhaltung → ZUGFeRD (wegen PDF)
Technische Umsetzung
XRechnung und ZUGFeRD mit e2invoice
Mit e2invoice können Sie beide Formate einfach handhaben – kostenlos und direkt im Browser:
- E-Rechnungen öffnen: Zeigen Sie XRechnung und ZUGFeRD-Dateien übersichtlich an – alle Rechnungsdaten auf einen Blick
- E-Rechnungen erstellen: Generieren Sie XRechnung oder ZUGFeRD in wenigen Schritten
- E-Rechnungen validieren: Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungen dem EN 16931-Standard entsprechen
XRechnung erstellen
Für die Erstellung von XRechnungen benötigen Sie:
- Software mit XRechnung-Unterstützung (z.B. e2invoice)
- Kenntnis der Pflichtfelder und Geschäftsregeln
- Validierungswerkzeuge zur Prüfung
- Übertragungsweg (z.B. PEPPOL, E-Mail, Portal)
ZUGFeRD erstellen
Für ZUGFeRD-Rechnungen benötigen Sie:
- PDF-Erstellungssoftware mit ZUGFeRD-Modul (z.B. e2invoice)
- Oder: Separate XML-Generierung und PDF-Einbettung
- Auswahl des passenden Profils
- PDF/A-3 konforme Ausgabe
Rechtliche Einordnung
Beide Formate erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht gemäß dem Wachstumschancengesetz, sofern:
- XRechnung: Immer konform (ist der Referenzstandard)
- ZUGFeRD: Ab Profil EN 16931 (COMFORT) aufwärts konform
Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen nicht die gesetzlichen Anforderungen für E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes.
Zukunftsperspektive
Die E-Rechnung wird sich in den kommenden Jahren zum Standard entwickeln. Beide Formate werden dabei eine wichtige Rolle spielen:
- XRechnung bleibt der Standard für den öffentlichen Sektor
- ZUGFeRD wird sich im B2B-Bereich weiter verbreiten
- Die Interoperabilität zwischen beiden Formaten verbessert sich kontinuierlich
- Europäische Harmonisierung auf Basis von EN 16931 schreitet voran
Fazit
Die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD hängt primär von Ihren Geschäftspartnern ab:
- Öffentliche Auftraggeber: XRechnung ist Pflicht
- Gemischter Kundenkreis: ZUGFeRD (Profil XRECHNUNG) bietet maximale Flexibilität
- Reiner B2B-Bereich: ZUGFeRD (Profil EN 16931) ist meist die pragmatischste Lösung
Unabhängig von der Formatwahl ist eines sicher: Die E-Rechnung kommt, und wer sich frühzeitig vorbereitet, profitiert von effizienteren Prozessen und Kostenersparnissen.
Tipp: Mit e2invoice können Sie beide Formate kostenlos öffnen, erstellen und validieren – probieren Sie es jetzt aus!