Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist weit mehr als nur eine PDF-Datei per E-Mail. Es handelt sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Der Unterschied zur klassischen Rechnung

Viele Unternehmen versenden bereits Rechnungen als PDF per E-Mail und glauben, damit E-Rechnungen zu nutzen. Doch eine echte E-Rechnung zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

• Strukturiertes Datenformat: Die Rechnungsdaten liegen in einem maschinenlesbaren Format vor (z.B. XML)
• Automatische Verarbeitung: Rechnungsdaten können ohne manuelle Eingabe direkt in Buchhaltungssysteme übernommen werden
• Standardisierte Formate: In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD die gängigsten Formate

Gesetzliche Anforderungen in Deutschland

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich beschlossen:

• Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden
• Ab 1. Januar 2028: E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich

Die wichtigsten E-Rechnungsformate

XRechnung

Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und enthält alle Rechnungsdaten in einem reinen XML-Format.

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine menschenlesbare PDF-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei. Dies ermöglicht sowohl die visuelle Prüfung als auch die automatische Verarbeitung.

Vorteile der E-Rechnung

1. Kostenersparnis: Wegfall von Druck-, Porto- und Archivierungskosten
2. Zeitersparnis: Automatische Verarbeitung statt manueller Dateneingabe
3. Fehlerreduzierung: Weniger Übertragungsfehler durch automatisierte Prozesse
4. Schnellere Bezahlung: Kürzere Durchlaufzeiten von der Rechnungsstellung bis zur Zahlung
5. Nachhaltigkeit: Papierloser Prozess schont die Umwelt

So starten Sie mit E-Rechnungen

Der Einstieg in die E-Rechnung muss nicht kompliziert sein. Mit e2invoice können Sie:

• E-Rechnungen anzeigen: Unser kostenloser Viewer macht XRechnung und ZUGFeRD-Dateien sofort lesbar – ohne Installation
• E-Rechnungen erstellen: Erstellen Sie gesetzeskonforme E-Rechnungen in wenigen Schritten direkt im Browser
• E-Rechnungen validieren: Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungen den EN 16931-Anforderungen entsprechen

Probieren Sie es aus – kostenlos und ohne Registrierung.

Fazit

Die E-Rechnung ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern wird in den kommenden Jahren zum Standard im Geschäftsverkehr. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen und ihre Prozesse entsprechend anpassen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und von den Vorteilen zu profitieren. Mit Tools wie e2invoice gelingt der Einstieg schnell und unkompliziert.