E-Rechnung: Übergangsfristen in Deutschland – Was Sie jetzt wissen müssen

Die E-Rechnungspflicht kommt – und zwar schneller, als viele Unternehmen denken. Mit dem Wachstumschancengesetz hat der deutsche Gesetzgeber einen verbindlichen Fahrplan für die Einführung der elektronischen Rechnung im B2B-Bereich festgelegt. Doch die gute Nachricht: Es gibt großzügige Übergangsfristen, die Unternehmen Zeit zur Umstellung geben. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über die einzelnen Fristen, Ausnahmen und was Sie konkret tun müssen.

Das Wachstumschancengesetz: Der rechtliche Rahmen

Am 22. März 2024 wurde das Wachstumschancengesetz im Bundesgesetzblatt verkündet. Dieses Gesetz enthält unter anderem weitreichende Änderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG), die die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich begründen. Die relevanten Regelungen finden sich in den §§ 14 und 27 UStG.

Was bedeutet E-Rechnung nach dem Gesetz?

Nach der neuen Definition in § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die:

• In einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird
• Elektronisch übermittelt wird
• Eine elektronische Verarbeitung ermöglicht
• Der europäischen Norm EN 16931 entspricht

Wichtig: Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Auch eingescannte Papierrechnungen oder Bilddateien erfüllen die Anforderungen nicht.

Welche Formate sind zulässig?

Als E-Rechnungsformate nach der neuen Definition gelten insbesondere:

• XRechnung: Der deutsche Standard, basierend auf EN 16931
• ZUGFeRD (ab Profil EN 16931/COMFORT): Hybridformat aus PDF und XML
• Factur-X: Der französische Standard, technisch identisch mit ZUGFeRD
• Andere EN 16931-konforme Formate nach Vereinbarung zwischen den Parteien

Der Stufenplan: Alle Fristen im Überblick

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt in mehreren Stufen. Hier ist der vollständige Zeitplan:

Phase 1: Ab 1. Januar 2025 – Empfangspflicht für alle

Was gilt ab diesem Datum?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies betrifft:

• Großunternehmen
• Mittelständische Unternehmen
• Kleine Unternehmen
• Kleinstunternehmen und Selbstständige

Keine Ausnahmen bei der Empfangspflicht!

Anders als bei der Versendepflicht gibt es bei der Empfangspflicht keine Übergangsfristen oder Ausnahmen. Jedes Unternehmen muss ab 2025 technisch in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen.

Was bedeutet das konkret?

• Sie benötigen eine E-Mail-Adresse oder ein Portal, über das Sie E-Rechnungen empfangen können
• Sie müssen in der Lage sein, die Rechnungsdaten aus dem XML-Format zu extrahieren
• Eine reine PDF-Ansicht reicht für die Verarbeitung nicht aus (bei ZUGFeRD ist sie aber enthalten)

Tipp: Sie können E-Rechnungen auch einfach per E-Mail empfangen. Ein spezielles Portal ist nicht zwingend erforderlich. Wichtig ist nur, dass Sie die XML-Daten verarbeiten können. Mit e2invoice können Sie empfangene E-Rechnungen sofort anzeigen und prüfen.

Phase 2: 2025-2026 – Übergangsphase mit Wahlfreiheit

Die Übergangsregelung für das Versenden

Für den Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 gilt eine weitreichende Übergangsregelung. Unternehmen können in diesem Zeitraum weiterhin:

• Papierrechnungen versenden
• PDF-Rechnungen per E-Mail versenden
• Andere elektronische Formate nutzen (mit Zustimmung des Empfängers)

Die Voraussetzung: Der Rechnungsempfänger muss dem alternativen Format zustimmen. Da praktisch alle Unternehmen bisher PDF akzeptieren, ist diese Zustimmung in der Regel gegeben.

Was bedeutet das für Sie?

• Sie haben zwei volle Jahre Zeit, Ihre Prozesse umzustellen
• Sie können schrittweise auf E-Rechnung umstellen
• Sie sollten die Zeit nutzen, um Erfahrungen zu sammeln

Phase 3: Ab 1. Januar 2027 – Pflicht für größere Unternehmen

Wer ist betroffen?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden.

Die 800.000-Euro-Grenze im Detail

• Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres (2026)
• Es zählt der Umsatz nach § 19 Abs. 3 UStG
• Steuerfreie Umsätze werden grundsätzlich mitgezählt
• Bei unterjähriger Gründung erfolgt eine Hochrechnung auf das volle Jahr

Beispielrechnung:

Ein Unternehmen, das im Jahr 2026 einen Umsatz von 850.000 Euro erzielt, muss ab 2027 E-Rechnungen versenden. Ein Unternehmen mit 750.000 Euro Umsatz hat noch ein weiteres Jahr Aufschub.

Übergangsregelung für kleinere Unternehmen

Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Umsatz können auch nach dem 1. Januar 2027 noch:

• Papierrechnungen versenden
• PDF-Rechnungen nutzen (mit Zustimmung des Empfängers)

Diese Übergangsregelung gilt bis zum 31. Dezember 2027.

Phase 4: Ab 1. Januar 2028 – E-Rechnungspflicht für alle

Das Ende aller Übergangsfristen

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht ausnahmslos für alle Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von:

• Der Unternehmensgröße
• Dem Jahresumsatz
• Der Branche
• Der Rechtsform

Was bedeutet "alle"?

• Einzelunternehmer und Freiberufler
• GmbHs und AGs
• Personengesellschaften (OHG, KG, GbR)
• Vereine und Genossenschaften (bei unternehmerischer Tätigkeit)
• Ausländische Unternehmen mit inländischen B2B-Umsätzen

Sonderfall: EDI-Verfahren

Was ist EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) bezeichnet den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten in standardisierten Formaten. Viele Großunternehmen nutzen seit Jahrzehnten EDI-Verfahren wie EDIFACT für den Rechnungsaustausch.

Die Sonderregelung für EDI

Für etablierte EDI-Verfahren gilt eine besondere Übergangsregelung:

Bis 31. Dezember 2027 können Unternehmen weiterhin EDI-Rechnungen versenden, auch wenn diese nicht dem EN 16931-Standard entsprechen. Voraussetzung ist:

• Das EDI-Verfahren war bereits vor 2025 im Einsatz
• Der Empfänger stimmt der Nutzung zu
• Die erforderlichen Rechnungsangaben werden übermittelt

Ab 1. Januar 2028 müssen auch EDI-Rechnungen dem EN 16931-Standard entsprechen oder die Daten müssen zusätzlich in einem konformen Format bereitgestellt werden.

Für welche Rechnungen gilt die E-Rechnungspflicht?

Betroffene Umsätze

Die E-Rechnungspflicht gilt für Rechnungen über:

• Inländische B2B-Umsätze: Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland
• Umsätze nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG: Steuerbare Lieferungen und sonstige Leistungen

Nicht betroffene Umsätze

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind:

• B2C-Umsätze: Rechnungen an Privatpersonen
• Steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug (z.B. bestimmte Finanz- und Versicherungsleistungen)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• Innergemeinschaftliche Lieferungen: Hier gelten andere Regelungen
• Ausfuhrlieferungen: Ebenfalls andere Regelungen
• Reverse-Charge-Umsätze: Der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer

Sonderfall: Gemischte Rechnungen

Enthält eine Rechnung sowohl B2B- als auch B2C-Positionen, gilt:

• Bei überwiegend B2B-Charakter: E-Rechnung erforderlich
• Im Zweifel: E-Rechnung empfohlen

Übersichtstabelle: Alle Fristen auf einen Blick

Datum	Pflicht	Betroffene	Ausnahmen
01.01.2025	E-Rechnungen empfangen	Alle Unternehmen	Keine
01.01.2025 - 31.12.2026	E-Rechnungen versenden	Freiwillig	Papier/PDF weiterhin möglich
01.01.2027	E-Rechnungen versenden	Umsatz > 800.000 €	Kleinere Unternehmen ausgenommen
01.01.2027 - 31.12.2027	E-Rechnungen versenden	Umsatz ≤ 800.000 €	Papier/PDF noch möglich
31.12.2027	Ende EDI-Übergangsfrist	Alle EDI-Nutzer	-
01.01.2028	E-Rechnungen versenden	Alle Unternehmen	Keine (außer B2C etc.)

Was passiert bei Verstößen?

Aktuelle Rechtslage

Der Gesetzgeber hat bisher keine spezifischen Sanktionen für Verstöße gegen die E-Rechnungspflicht festgelegt. Allerdings drohen indirekte Konsequenzen:

Mögliche Konsequenzen bei Nichteinhaltung

Für den Rechnungsaussteller:

• Rechnungen entsprechen nicht den gesetzlichen Anforderungen
• Mögliche Beanstandungen bei Betriebsprüfungen
• Verzögerungen bei der Bearbeitung durch den Empfänger
• Imageschäden bei Geschäftspartnern

Für den Rechnungsempfänger:

• Bei nicht ordnungsgemäßer Rechnung: Gefährdung des Vorsteuerabzugs
• Nachforderungen durch das Finanzamt möglich
• Erhöhter manueller Aufwand bei der Verarbeitung

Empfehlung

Auch wenn keine direkten Bußgelder drohen, sollten Unternehmen die Fristen ernst nehmen. Die Finanzverwaltung wird die Einhaltung der Vorschriften prüfen, und nicht konforme Rechnungen können zu erheblichem Aufwand und Kosten führen.

Praktische Umsetzung: So bereiten Sie sich vor

Sofortmaßnahmen (bis Ende 2024)

1. Bestandsaufnahme machen

   • Wie viele B2B-Rechnungen stellen Sie pro Jahr aus?
   • Wie viele B2B-Rechnungen empfangen Sie?
   • Welche Formate nutzen Sie aktuell?

2. Empfangsfähigkeit herstellen

   • E-Mail-Postfach für E-Rechnungen einrichten
   • e2invoice zum Anzeigen von E-Rechnungen nutzen – kostenlos und ohne Installation
   • Mitarbeiter informieren

3. Prozesse dokumentieren

   • Aktuellen Rechnungsprozess analysieren
   • Schnittstellen identifizieren
   • Anpassungsbedarf ermitteln

Kurzfristige Maßnahmen (2025)

1. Software evaluieren

   • Buchhaltungssoftware auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen
   • Ggf. Updates oder neue Lösung einplanen
   • Testläufe durchführen

2. Erste E-Rechnungen versenden

   • Mit ausgewählten Kunden testen
   • Feedback einholen
   • Prozesse optimieren

3. Mitarbeiter schulen

   • Grundlagen der E-Rechnung vermitteln
   • Neue Prozesse einführen
   • Ansprechpartner benennen

Mittelfristige Maßnahmen (2026-2027)

1. Vollständige Umstellung

   • Alle B2B-Kunden auf E-Rechnung umstellen
   • Papier- und PDF-Prozesse auslaufen lassen
   • Automatisierung vorantreiben

2. Prozessoptimierung

   • Durchlaufzeiten analysieren
   • Fehlerquoten reduzieren
   • Medienbrüche eliminieren

3. Integration vertiefen

   • E-Rechnung mit ERP/Buchhaltung verknüpfen
   • Automatische Verbuchung einrichten
   • Archivierung optimieren

Besondere Situationen

Neugründungen

Für Unternehmen, die nach 2025 gegründet werden, gilt:

• Empfangspflicht: Sofort ab Gründung
• Versendepflicht: Abhängig vom (hochgerechneten) Jahresumsatz und dem jeweiligen Stichtag

Unternehmen mit schwankendem Umsatz

• Maßgeblich ist immer der Vorjahresumsatz
• Bei Unterschreitung der 800.000-Euro-Grenze kann die Übergangsfrist wieder genutzt werden
• Bei Überschreitung gilt sofort die Versendepflicht

Ausländische Unternehmen

• Ausländische Unternehmen mit steuerbaren Inlandsumsätzen unterliegen ebenfalls der E-Rechnungspflicht
• Die Übergangsfristen gelten entsprechend
• Besondere Herausforderungen bei der technischen Umsetzung

Häufige Fragen zu den Übergangsfristen

"Muss ich als Kleinunternehmer auch E-Rechnungen empfangen können?"

Ja! Die Empfangspflicht gilt ab 2025 für alle Unternehmen, unabhängig von der Größe oder dem Kleinunternehmerstatus nach § 19 UStG. Auch Kleinunternehmer können B2B-Rechnungen von anderen Unternehmen erhalten und müssen diese verarbeiten können.

"Kann ich nach 2028 noch Papierrechnungen an Geschäftskunden versenden?"

Nein! Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung für alle B2B-Rechnungen verpflichtend. Papierrechnungen sind dann nur noch für B2C-Geschäfte (Rechnungen an Privatpersonen) zulässig.

"Gilt die Übergangsfrist auch, wenn mein Kunde schon E-Rechnungen verlangt?"

Die Übergangsfrist gibt Ihnen das Recht, alternative Formate zu nutzen – aber kein Kunde muss diese akzeptieren. Wenn ein Kunde auf E-Rechnungen besteht, sollten Sie diesem Wunsch nachkommen. Die Übergangsfrist schützt Sie nur vor gesetzlichen Sanktionen, nicht vor vertraglichen Anforderungen Ihrer Kunden.

"Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?"

Direkte Bußgelder sind derzeit nicht vorgesehen. Allerdings können Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, vom Empfänger beanstandet werden. Im schlimmsten Fall könnte der Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet sein, was zu Konflikten führen kann.

"Gilt die 800.000-Euro-Grenze brutto oder netto?"

Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 3 UStG. Dies ist der Nettoumsatz zuzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. In der Praxis ist damit meist der Nettoumsatz gemeint.

Die wichtigsten Erkenntnisse

1. Empfangspflicht ab 2025 für alle: Bereiten Sie sich jetzt darauf vor, E-Rechnungen entgegenzunehmen.

2. Großzügige Übergangsfristen beim Versenden: Sie haben bis Ende 2027 (bzw. Ende 2026 bei hohem Umsatz) Zeit für die Umstellung.

3. 2028 als finaler Stichtag: Ab dann gibt es keine Ausnahmen mehr – nutzen Sie die Zeit bis dahin.

4. Frühzeitige Umstellung lohnt sich: Wer früh umstellt, profitiert länger von den Vorteilen der E-Rechnung.

5. Keine Panik, aber auch kein Aufschieben: Die Fristen sind machbar, erfordern aber aktives Handeln.

Fazit

Die Übergangsfristen zur E-Rechnungspflicht in Deutschland sind fair gestaltet und geben Unternehmen ausreichend Zeit zur Umstellung. Der Gesetzgeber hat einen pragmatischen Stufenplan entwickelt, der sowohl die technischen Herausforderungen als auch die unterschiedlichen Unternehmensgrößen berücksichtigt.

Die wichtigsten Daten zum Merken:

• 1. Januar 2025: Alle müssen E-Rechnungen empfangen können
• 1. Januar 2027: Versendepflicht für Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz
• 1. Januar 2028: Versendepflicht für alle Unternehmen

Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um Ihre Prozesse schrittweise umzustellen. Beginnen Sie mit dem Empfang von E-Rechnungen, sammeln Sie Erfahrungen und stellen Sie dann auch Ihren Versand um. So sind Sie bestens vorbereitet, wenn die finale Pflicht in Kraft tritt.

Die E-Rechnung ist keine Bürde, sondern eine Chance: Sie spart Kosten, beschleunigt Prozesse und macht Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft. Je früher Sie starten, desto mehr profitieren Sie davon.

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