E-Rechnung prüfen: Die häufigsten Validierungsfehler und wie Sie sie beheben
Das Wichtigste in Kürze
- Eine E-Rechnung wird gegen Geschäftsregeln geprüft. Jede Regel hat eine Kennung: BR (EN 16931 allgemein), BR-CO (Rechen- und Konsistenzregeln), BR-S/E/AE/… (Umsatzsteuerkategorien) und BR-DE (deutsche XRechnung-Regeln).
- Die häufigsten Fehler sind eine fehlende Leitweg-ID (BR-DE-15), Rundungsdifferenzen bei Summen (BR-CO-10 bis BR-CO-17), ein fehlender Befreiungsgrund bei 0 % Umsatzsteuer (BR-E-10) und fehlende Kontaktdaten des Verkäufers (BR-DE-5 bis BR-DE-7).
- Mit der kostenlosen Validierung von e2invoice sehen Sie für jeden Fehler Regel-ID, Feld und Erklärung.
So ist eine Fehlermeldung aufgebaut
Jede Meldung besteht aus drei Teilen:
- Regel-ID, z. B.
BR-CO-15– welche Regel verletzt wurde - Feld, z. B.
BT-112– welcher Business Term der EN 16931 betroffen ist - Beschreibung – was erwartet wurde und was in der Rechnung steht
Die BT-Nummern sind in allen E-Rechnungsformaten gleich. Ein Fehler zu BT-112 betrifft in einer XRechnung (UBL) das Element cbc:TaxInclusiveAmount und in einer ZUGFeRD-Rechnung (CII) das Element ram:GrandTotalAmount – gemeint ist immer der Bruttobetrag.
Die häufigsten Fehler im Überblick
| Regel | Bedeutung | Typische Ursache | Lösung |
|---|---|---|---|
| BR-DE-15 | Käuferreferenz fehlt | Feld nicht befüllt | Leitweg-ID oder Bestellnummer in BT-10 eintragen |
| BR-DE-5/6/7 | Ansprechpartner, Telefon oder E-Mail des Verkäufers fehlt | Kontaktblock unvollständig | Name, Telefon und E-Mail ergänzen |
| BR-DE-1 | Zahlungsinformationen fehlen | Keine Zahlungsart angegeben | Zahlungsart und IBAN angeben |
| BR-CO-10 | Positionssumme stimmt nicht | Position nachträglich geändert | BT-106 aus den Positionen neu berechnen |
| BR-CO-14 | Umsatzsteuer gesamt stimmt nicht | Steuer pro Position gerundet | Steuer je Steuersatz aus der Nettosumme berechnen |
| BR-CO-15 | Brutto ≠ Netto + Umsatzsteuer | Rundungsfehler | Brutto aus gerundeten Summen bilden |
| BR-CO-16 | Zahlbetrag stimmt nicht | Anzahlung oder Rundung nicht berücksichtigt | Fällig = Brutto − bereits gezahlt + Rundung |
| BR-CO-17 | Steuerbetrag je Kategorie falsch | Steuersatz passt nicht zur Bemessungsgrundlage | Bemessungsgrundlage × Steuersatz |
| BR-S-05 | Standardsatz mit 0 % | Steuerkategorie S bei steuerfreier Leistung | Kategorie E, Z, AE oder K verwenden |
| BR-E-10 | Befreiungsgrund fehlt | 0 % ohne Begründung | Grund angeben, z. B. „Kleinunternehmer gem. § 19 UStG“ |
| BR-AE-10 | Reverse-Charge-Hinweis fehlt | Kategorie AE ohne Text | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ angeben |
| BR-CO-26 | Verkäufer nicht identifizierbar | Weder USt-IdNr. noch Steuernummer noch Registernummer | Mindestens eine Kennung angeben |
Rechenfehler: Das Rundungsproblem
Die meisten BR-CO-Fehler entstehen durch Rundung. Die EN 16931 rechnet pro Steuersatz, nicht pro Position:
- Positionsbeträge netto berechnen und auf zwei Nachkommastellen runden.
- Positionsbeträge je Steuersatz addieren (Bemessungsgrundlage, BT-116).
- Steuer je Steuersatz aus der Bemessungsgrundlage berechnen und runden (BT-117).
- Netto gesamt, Steuer gesamt und Brutto aus diesen gerundeten Werten bilden.
Wer stattdessen die Steuer für jede Position einzeln rundet und addiert, landet bei vielen Positionen schnell einen Cent daneben – und die Rechnung ist ungültig.
Steuerbefreiungen richtig angeben
Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer braucht in der E-Rechnung die passende Steuerkategorie und einen Befreiungsgrund:
| Fall | Kategorie | Beispiel für den Befreiungsgrund |
|---|---|---|
| Kleinunternehmer | E | Steuerbefreit gem. § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) |
| Reverse Charge Inland | AE | Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG) |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | K | Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (§ 4 Nr. 1b UStG) |
| Ausfuhr in Drittland | G | Steuerfreie Ausfuhrlieferung (§ 4 Nr. 1a UStG) |
| Nicht steuerbar | O | Leistung unterliegt nicht der Umsatzsteuer |
ZUGFeRD-Profile: Nicht jede ZUGFeRD-Datei ist eine E-Rechnung
ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine vollständigen Rechnungspositionen und gelten deshalb nicht als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Gültig sind die Profile BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG. Die Validierung erkennt das Profil anhand der Spezifikationskennung (BT-24) und warnt bei den unzureichenden Profilen.
Validierung von e2invoice und KoSIT-Validator
Die Validierung von e2invoice prüft die fachlichen Geschäftsregeln und erklärt Fehler verständlich – ideal für die schnelle Kontrolle vor dem Versand oder beim Empfang. Für eine zertifizierte Prüfung gegen die offiziellen Schematron-Regeln gibt es zusätzlich den Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Bei Einreichungen über Behördenportale wird die Rechnung dort ohnehin noch einmal geprüft.
Automatisiert prüfen
Über die kostenlose REST-API lässt sich jede ein- oder ausgehende Rechnung automatisch prüfen: POST /api/invoice/validate liefert das Ergebnis mit allen Fehlern und Warnungen als JSON. Details im Artikel E-Rechnungen per API erstellen, lesen und prüfen.