E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was Sie jetzt wissen und beachten müssen

19. Januar 2026

Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur große Unternehmen – auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen sich auf die neuen Anforderungen einstellen. Doch welche Regeln gelten speziell für Sie? Gibt es Ausnahmen? Und wie können Sie die Umstellung möglichst einfach gestalten? In diesem ausführlichen Ratgeber erfahren Sie alles, was Kleinunternehmer über die E-Rechnung wissen müssen.

Was bedeutet Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes?

Bevor wir in die Details der E-Rechnungspflicht einsteigen, klären wir zunächst, wer überhaupt als Kleinunternehmer gilt.

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Vereinfachungsvorschrift im deutschen Steuerrecht. Sie ermöglicht es Unternehmern mit geringen Umsätzen, von der Umsatzsteuer befreit zu werden. Das bedeutet:

Sie müssen keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen
Sie führen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab
Sie haben keinen Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen
Ihre Rechnungen enthalten den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

Die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer

Um die Kleinunternehmerregelung nutzen zu können, müssen folgende Umsatzgrenzen eingehalten werden:

Vorjahresumsatz: Maximal 22.000 Euro (brutto)
Umsatz im laufenden Jahr: Voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro (brutto)

Wichtig: Diese Grenzen beziehen sich auf den Gesamtumsatz, nicht auf den Gewinn. Auch wenn Sie nur wenig verdienen, kann Ihr Umsatz über der Grenze liegen.

Typische Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung wird häufig genutzt von:

Freiberuflern mit geringen Honoraren
Nebenberuflich Selbstständigen
Existenzgründern in der Startphase
Künstlern und Kreativen
Kleingewerbetreibenden
Dienstleistern mit überschaubarem Kundenkreis

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Die kurze Antwort: Ja, grundsätzlich schon. Die E-Rechnungspflicht unterscheidet nicht zwischen Kleinunternehmern und regelbesteuerten Unternehmen. Allerdings gibt es wichtige Nuancen zu beachten.

Die Empfangspflicht gilt für alle

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies gilt ausnahmslos auch für Kleinunternehmer. Wenn ein Geschäftspartner Ihnen eine E-Rechnung sendet, müssen Sie diese entgegennehmen und verarbeiten können.

Was bedeutet das konkret?

Sie benötigen eine E-Mail-Adresse für den Empfang
Sie müssen E-Rechnungen öffnen und lesen können
Die Rechnungsdaten müssen Sie für Ihre Buchhaltung nutzen können

Die Versendepflicht: Hier wird es interessant

Bei der Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen sieht die Lage für Kleinunternehmer differenzierter aus:

Übergangsfristen nutzen

Bis 31. Dezember 2026: Alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, können weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden
Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz (also praktisch alle Kleinunternehmer) haben ein weiteres Jahr Aufschub
Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnungspflicht gilt für alle ohne Ausnahme

B2B vs. B2C: Ein wichtiger Unterschied

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für den B2B-Bereich, also für Rechnungen an andere Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen.

Für Kleinunternehmer bedeutet das:

Wenn Sie hauptsächlich an Privatpersonen verkaufen (z.B. als Fotograf für Hochzeiten, Nachhilfelehrer, Handwerker für Privatkunden), sind Sie von der Versendepflicht weitgehend nicht betroffen
Nur für Rechnungen an Geschäftskunden gilt die E-Rechnungspflicht
Sie müssen aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können, wenn Ihre Lieferanten Unternehmen sind

Besonderheiten bei Kleinunternehmer-Rechnungen

Kleinunternehmer-Rechnungen unterscheiden sich von normalen Rechnungen. Diese Besonderheiten gelten auch für E-Rechnungen.

Pflichtangaben auf Kleinunternehmer-Rechnungen

Eine ordnungsgemäße Rechnung eines Kleinunternehmers muss enthalten:

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Steuernummer oder USt-IdNr. (die Steuernummer reicht bei Kleinunternehmern)
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer
Art und Umfang der Lieferung oder Leistung
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Entgelt für die Lieferung oder Leistung
Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, muss auf der Rechnung ein entsprechender Hinweis stehen. Übliche Formulierungen sind:

"Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
"Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG."
"Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

E-Rechnung ohne Umsatzsteuer: So funktioniert's

In E-Rechnungsformaten wie XRechnung und ZUGFeRD gibt es spezielle Felder und Codes für steuerfreie Umsätze:

Steuerkategorie: Es wird ein Code verwendet, der anzeigt, dass keine Umsatzsteuer anfällt
Steuersatz: 0% oder nicht anwendbar
Steuerbefreiungsgrund: Hier wird die Kleinunternehmerregelung als Grund angegeben
Brutto = Netto: Da keine Steuer anfällt, sind Brutto- und Nettobetrag identisch

Die meisten E-Rechnungsprogramme unterstützen Kleinunternehmer-Rechnungen und füllen diese Felder automatisch korrekt aus.

Der Zeitplan für Kleinunternehmer im Detail

Hier ist der vollständige Fahrplan, der speziell für Kleinunternehmer relevant ist:

Phase 1: Ab 1. Januar 2025

Was Sie tun müssen:

E-Rechnungen empfangen können
Eine geeignete Software oder einen Viewer bereithalten
Ihr E-Mail-Postfach für E-Rechnungen nutzen

Was Sie noch nicht tun müssen:

Selbst E-Rechnungen versenden (freiwillig möglich)

Phase 2: 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026

Was gilt:

Sie können weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden
E-Rechnungen zu versenden ist freiwillig, aber empfohlen
Manche Geschäftskunden könnten bereits E-Rechnungen von Ihnen verlangen

Empfehlung:

Nutzen Sie diese Zeit zum Testen und Üben
Stellen Sie schrittweise auf E-Rechnung um
Sammeln Sie Erfahrungen ohne Zeitdruck

Phase 3: 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027

Was gilt für Kleinunternehmer:

Da Ihr Umsatz unter 800.000 Euro liegt, haben Sie noch ein Jahr Aufschub
Sie können weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden
Für größere Unternehmen gilt bereits die Versendepflicht

Achtung:

Wenn Großkunden von Ihnen E-Rechnungen verlangen, sollten Sie dem nachkommen
Die Übergangsfrist ist Ihr Recht, aber kein Kunde muss Ihre Papierrechnung akzeptieren

Phase 4: Ab 1. Januar 2028

Was gilt:

Vollständige E-Rechnungspflicht für alle B2B-Rechnungen
Keine Ausnahmen mehr für Kleinunternehmer
Papierrechnungen nur noch für B2C-Geschäfte erlaubt

Praktische Umsetzung für Kleinunternehmer

Jetzt wird es konkret: Wie setzen Sie als Kleinunternehmer die E-Rechnungspflicht praktisch um?

E-Rechnungen empfangen: So einfach geht's

Der Empfang von E-Rechnungen ist unkomplizierter, als viele denken:

1. E-Mail-Postfach nutzen

Sie benötigen kein spezielles Portal. E-Rechnungen können ganz normal per E-Mail empfangen werden. Das XML ist entweder als Anhang beigefügt (bei XRechnung) oder in ein PDF eingebettet (bei ZUGFeRD).

2. E-Rechnung anzeigen

Um die Inhalte einer E-Rechnung zu sehen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

ZUGFeRD: Einfach das PDF öffnen – die Rechnung sieht aus wie gewohnt
XRechnung: Mit e2invoice kostenlos und übersichtlich anzeigen – alle Rechnungsdaten auf einen Blick
Buchhaltungssoftware: Viele Programme können E-Rechnungen direkt importieren

3. Daten verarbeiten

Die Rechnungsdaten können Sie:

Manuell in Ihre Buchhaltung übertragen
Automatisch importieren (bei entsprechender Software)
Für Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen

E-Rechnungen erstellen: Ihre Optionen

Wenn Sie E-Rechnungen versenden möchten oder müssen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Option 1: e2invoice nutzen (Empfohlen)

Mit e2invoice können Kleinunternehmer E-Rechnungen besonders einfach erstellen:

Einfache Eingabemaske für Ihre Rechnungsdaten
Unterstützung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
Automatische Generierung von XRechnung oder ZUGFeRD
Kostenlos und ohne Registrierung
Keine Installation erforderlich – läuft direkt im Browser

Option 2: Buchhaltungssoftware

Viele Buchhaltungsprogramme für Kleinunternehmer bieten mittlerweile E-Rechnungsfunktionen:

Lexoffice
sevDesk
Debitoor/SumUp Invoices
FastBill
BuchhaltungsButler

Option 3: Rechnungsprogramme mit E-Rechnung

Spezialisierte Rechnungsprogramme ermöglichen oft den Export als E-Rechnung:

Einmalige Einrichtung Ihrer Stammdaten
Erstellung von Rechnungen wie gewohnt
Export als XRechnung oder ZUGFeRD per Knopfdruck

Option 4: Steuerberater einbinden

Wenn Sie einen Steuerberater haben, kann dieser möglicherweise:

E-Rechnungen für Sie erstellen
Ihre Software entsprechend einrichten
Sie bei der Umstellung beraten

Welches Format für Kleinunternehmer?

Empfehlung: ZUGFeRD

Für die meisten Kleinunternehmer ist ZUGFeRD das praktischere Format:

Hybridformat: PDF + XML in einer Datei
Lesbar: Der Empfänger sieht eine normale PDF-Rechnung
Kompatibel: Funktioniert auch, wenn der Empfänger kein E-Rechnungs-System hat
Einfacher: Weniger technische Hürden bei der Erstellung

Ausnahme: Rechnungen an Behörden

Wenn Sie an öffentliche Auftraggeber liefern (Bund, Länder, Kommunen), benötigen Sie:

XRechnung als Format
Eine Leitweg-ID des Auftraggebers
Übermittlung über das entsprechende Portal (z.B. ZRE des Bundes)

Kosten und Aufwand für Kleinunternehmer

Eine berechtigte Sorge vieler Kleinunternehmer: Was kostet die Umstellung auf E-Rechnung?

Die gute Nachricht: Es kann kostenlos sein

Für den Empfang von E-Rechnungen entstehen praktisch keine Kosten:

E-Mail-Postfach haben Sie bereits
e2invoice ist kostenlos und zeigt alle E-Rechnungsformate an
ZUGFeRD-PDFs können Sie mit jedem PDF-Reader öffnen

Kosten für das Erstellen von E-Rechnungen

Kostenlose Optionen:

e2invoice – E-Rechnungen erstellen ohne Registrierung
Open-Source-Software
Testversionen von Buchhaltungsprogrammen

Kostenpflichtige Optionen:

Buchhaltungssoftware: ca. 5-30 Euro/Monat
Spezialisierte E-Rechnungs-Tools: ca. 10-50 Euro/Monat
Steuerberater-Unterstützung: individuell

Der zeitliche Aufwand

Einmalig:

Software auswählen und einrichten: 1-3 Stunden
Stammdaten erfassen: 30-60 Minuten
Erste Test-Rechnung erstellen: 15-30 Minuten

Laufend:

Rechnungserstellung: Vergleichbar mit bisherigem Aufwand
Möglicherweise sogar weniger, da Daten automatisch übernommen werden

Häufige Fragen von Kleinunternehmern

"Ich habe nur Privatkunden – muss ich trotzdem E-Rechnungen empfangen können?"

Ja, die Empfangspflicht gilt für alle Unternehmen. Auch wenn Sie nur an Privatkunden verkaufen, können Sie Eingangsrechnungen von anderen Unternehmen erhalten (z.B. für Büromaterial, Software, Telefon). Diese könnten als E-Rechnung kommen.

"Kann ich die Kleinunternehmerregelung in einer E-Rechnung abbilden?"

Ja, E-Rechnungsformate unterstützen steuerfreie Umsätze. Sie geben einen Steuersatz von 0% an und vermerken die Kleinunternehmerregelung als Befreiungsgrund. Gute E-Rechnungs-Software hat dafür vorgefertigte Einstellungen.

"Was passiert, wenn ich 2028 keine E-Rechnungen versende?"

Direkte Bußgelder sind derzeit nicht vorgesehen. Allerdings:

Ihre Rechnungen entsprechen nicht den gesetzlichen Anforderungen
Kunden könnten die Annahme verweigern
Bei Betriebsprüfungen kann es Probleme geben
Ihr professionelles Image könnte leiden

"Muss ich meine alten Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln?"

Nein, die Pflicht gilt nur für neue Rechnungen. Bereits versendete Papier- oder PDF-Rechnungen müssen nicht nachträglich umgewandelt werden. Bewahren Sie Ihre alten Rechnungen wie gewohnt auf.

"Kann ich E-Rechnungen ausdrucken und abheften?"

Nicht empfohlen. E-Rechnungen sollten elektronisch archiviert werden:

Die Original-Datei (XML oder ZUGFeRD-PDF) muss aufbewahrt werden
Ein Ausdruck ist keine ordnungsgemäße Archivierung
Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre
Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) erfordern elektronische Archivierung

"Ich nutze keine Buchhaltungssoftware – geht E-Rechnung trotzdem?"

Ja, auch ohne professionelle Buchhaltungssoftware können Sie:

E-Rechnungen mit kostenlosen Online-Tools erstellen
Eingangsrechnungen mit einem Viewer anzeigen
Die Daten manuell in Ihre Aufzeichnungen übernehmen

Allerdings kann eine einfache Buchhaltungssoftware langfristig Zeit und Aufwand sparen.

"Wann lohnt sich eine Buchhaltungssoftware?"

Eine Software lohnt sich, wenn:

Sie regelmäßig Rechnungen schreiben (mehr als 5-10 pro Monat)
Sie den Überblick über offene Posten behalten möchten
Sie die Buchhaltung nicht dem Steuerberater übergeben
Sie Zeit bei der EÜR sparen möchten

Für gelegentliche Rechnungen können kostenlose Tools ausreichen.

Checkliste für Kleinunternehmer

Nutzen Sie diese Checkliste, um sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten:

Sofort erledigen (bis Ende 2024)

E-Mail-Adresse für Geschäftsverkehr festlegen
e2invoice testen – E-Rechnungen kostenlos anzeigen
Prüfen, ob Ihre Software E-Rechnungen unterstützt
Geschäftspartner über Ihre E-Rechnungs-Bereitschaft informieren

Im Jahr 2025

Erste E-Rechnungen empfangen und verarbeiten
Optional: Erste eigene E-Rechnungen erstellen
Erfahrungen sammeln und Prozesse optimieren
Archivierungslösung einrichten

Im Jahr 2026

Routinen für E-Rechnungen etablieren
Alle B2B-Kunden schrittweise umstellen
Papier- und PDF-Prozesse auslaufen lassen

Im Jahr 2027

Vollständig auf E-Rechnung umgestellt sein
Letzte Tests vor der finalen Pflicht
Puffer für unvorhergesehene Probleme einplanen

Tipps für einen reibungslosen Übergang

Tipp 1: Fangen Sie früh an

Warten Sie nicht bis zum letzten Moment. Je früher Sie sich mit E-Rechnungen vertraut machen, desto entspannter wird die Umstellung.

Tipp 2: Nutzen Sie die Übergangszeit

Die Übergangsfristen sind großzügig bemessen. Nutzen Sie diese Zeit zum Testen, ohne unter Zeitdruck zu stehen.

Tipp 3: Sprechen Sie mit Ihren Kunden

Fragen Sie Ihre Geschäftskunden, ob sie bereits E-Rechnungen wünschen oder akzeptieren. Vielleicht können Sie gemeinsam testen.

Tipp 4: Halten Sie es einfach

Als Kleinunternehmer brauchen Sie keine komplexe Lösung. Oft reichen einfache Tools oder die Grundfunktionen einer Buchhaltungssoftware.

Tipp 5: Fragen Sie Ihren Steuerberater

Wenn Sie unsicher sind, kann Ihr Steuerberater Sie beraten. Viele Steuerberater bieten auch Unterstützung bei der Einrichtung an.

Tipp 6: Bleiben Sie informiert

Die Regelungen können sich noch ändern. Verfolgen Sie die Entwicklungen und passen Sie Ihre Planung gegebenenfalls an.

Die Vorteile der E-Rechnung für Kleinunternehmer

Auch wenn die E-Rechnung zunächst als Pflicht wahrgenommen wird, bietet sie handfeste Vorteile:

Kostenersparnis

Kein Porto und Papier mehr
Keine Druckkosten
Weniger Materialaufwand

Zeitersparnis

Sofortiger Versand per E-Mail
Keine Wege zur Post
Schnellere Verarbeitung beim Empfänger

Schnellere Bezahlung

Rechnungen kommen sofort an
Empfänger können schneller verarbeiten
Kürzere Zahlungsfristen möglich

Bessere Übersicht

Alle Rechnungen digital an einem Ort
Einfachere Suche und Filterung
Keine verlorenen Papierbelege

Professionelles Image

Modernes, digitales Auftreten
Zeigt Anpassungsfähigkeit
Kunden schätzen unkomplizierten Prozess

Fazit: E-Rechnung für Kleinunternehmer ist machbar

Die E-Rechnungspflicht mag zunächst einschüchternd wirken, besonders für Kleinunternehmer mit begrenzten Ressourcen. Doch die Umstellung ist einfacher, als viele befürchten:

Die wichtigsten Erkenntnisse:

Ab 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können – das ist mit minimalem Aufwand möglich
Für das Versenden haben Sie Zeit bis Ende 2027 – nutzen Sie diese Zeit zum schrittweisen Umstellen
B2C-Geschäfte sind nicht betroffen – wenn Sie hauptsächlich an Privatpersonen verkaufen, bleibt vieles beim Alten
Es gibt kostenlose und einfache Lösungen – Sie müssen nicht in teure Software investieren
Die Kleinunternehmerregelung funktioniert auch mit E-Rechnung – alle Formate unterstützen steuerfreie Umsätze

Die E-Rechnung ist kein Grund zur Panik. Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools meistern auch Kleinunternehmer die Umstellung problemlos. Und langfristig werden Sie von effizienteren Prozessen und Kostenersparnissen profitieren.

Fangen Sie am besten heute an: Testen Sie e2invoice, um E-Rechnungen anzuzeigen, oder erstellen Sie Ihre erste E-Rechnung – kostenlos und ohne Registrierung. So sind Sie bestens vorbereitet, wenn die Pflicht in Kraft tritt.