# e2invoice – Ratgeber E-Rechnung (Volltext)

> Alle Ratgeber-Artikel von e2invoice (https://www.e2invoice.com) zu E-Rechnungspflicht, XRechnung, ZUGFeRD, Pflichtangaben,
> Abschlags- und Schlussrechnungen sowie zum Öffnen und Prüfen von E-Rechnungen. Übersicht: /llms.txt

## E-Rechnung per API: E-Rechnungen kostenlos erstellen, lesen und prüfen

Quelle: https://www.e2invoice.com/blog/e-rechnung-api
Veröffentlicht: 2026-09-27 · Aktualisiert: 2026-09-27

Anleitung für Entwickler: Mit der kostenlosen REST-API von e2invoice E-Rechnungen als ZUGFeRD/Factur-X erzeugen, XRechnung und ZUGFeRD auslesen und nach EN 16931 validieren – mit curl- und JavaScript-Beispielen.

**Das Wichtigste in Kürze**

- Die REST-API von e2invoice bietet drei Kernfunktionen: **E-Rechnung erstellen** (`POST /api/invoice/simple`), **E-Rechnung lesen** (`POST /api/invoice/read`) und **E-Rechnung validieren** (`POST /api/invoice/validate`).
- Erzeugt wird **ZUGFeRD/Factur-X im Profil EN 16931** – ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Rechnung.
- **Kostenlos:** 10 Aufrufe pro Tag ohne Anmeldung, **unbegrenzt mit kostenlosem API Key** aus dem Dashboard.
- Vollständige OpenAPI-Dokumentation unter **[/api/docs](/api/docs)**.

## Übersicht der Endpunkte

| Methode | Pfad | Zweck | Zählt zum Tageslimit |
|---|---|---|---|
| POST | `/api/invoice/simple` | E-Rechnung aus JSON erstellen | ja |
| GET | `/api/invoice/{id}/pdf` | PDF mit eingebetteter XML abrufen (24 h gültig) | nein |
| POST | `/api/invoice/read` | XML/PDF auslesen, Daten als JSON | ja |
| POST | `/api/invoice/validate` | XML/PDF nach EN 16931 und XRechnung prüfen | ja |
| GET | `/api/invoice/rate-limit` | Verbleibendes Tageskontingent | nein |

## Authentifizierung und Limits

Für Tests genügt es, die API ohne Key aufzurufen: Pro Nutzer und Tag sind **10 Aufrufe** frei. Für den produktiven Einsatz legen Sie nach dem Login unter **Dashboard → API Keys** kostenlos einen Key an und senden ihn mit jeder Anfrage:

```bash
-H "x-api-key: e2i_IHR_API_KEY"
# oder
-H "Authorization: Bearer e2i_IHR_API_KEY"
```

Mit Key ist die Nutzung **unbegrenzt**. Ohne Key enthält jede zählende Antwort die Header `X-RateLimit-Limit`, `X-RateLimit-Remaining` und `X-RateLimit-Reset`; ist das Kontingent erschöpft, antwortet die API mit **HTTP 429** und `Retry-After`.

## E-Rechnung erstellen

Der Endpunkt `POST /api/invoice/simple` nimmt die Rechnungsdaten als JSON entgegen, berechnet Positionsbeträge, Umsatzsteuer je Steuersatz und Summen und liefert eine `configId` samt Download-URL zurück.

```bash
curl -X POST https://www.e2invoice.com/api/invoice/simple \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -H "x-api-key: e2i_IHR_API_KEY" \
  -d '{
    "invoiceNumber": "RE-2026-001",
    "invoiceDate": "2026-09-27",
    "dueDate": "2026-10-11",
    "buyerReference": "04011000-12345-67",
    "seller": {
      "name": "Muster GmbH",
      "address": "Hauptstraße 1",
      "postCode": "10115",
      "city": "Berlin",
      "email": "rechnung@muster.de",
      "phone": "+49 30 123456",
      "contactPerson": "Max Mustermann",
      "vatId": "DE123456789",
      "legalForm": "GmbH",
      "registrationNumber": "HRB 12345",
      "registrationCourt": "Amtsgericht Berlin",
      "managingDirectors": "Max Mustermann"
    },
    "buyer": {
      "name": "Kunde AG",
      "address": "Kundenweg 2",
      "postCode": "80331",
      "city": "München"
    },
    "items": [
      { "name": "Beratung", "quantity": 8, "unit": "HUR", "price": 120, "vatRate": 19 }
    ],
    "bankAccount": { "iban": "DE89370400440532013000", "bic": "COBADEFFXXX" }
  }'
```

Die Antwort enthält `documentUrl` – darüber laden Sie das fertige PDF mit eingebetteter XML herunter:

```bash
curl -o RE-2026-001.pdf "https://www.e2invoice.com/api/invoice/<configId>/pdf"
```

**Wichtige Optionen:**

- `documentType`: `invoice`, `credit_note`, `corrected_invoice`, `cancellation`, `prepayment_invoice` (Anzahlung), `partial_invoice` (Abschlag), `final_invoice` (Schlussrechnung) sowie die Bauleistungs-Typen nach VOB
- `prepaidAmount`, `prepaidVatAmount`, `precedingInvoices`: Verrechnung von Abschlägen in der Schlussrechnung ([Details](/blog/e-rechnung-abschlagsrechnung-schlussrechnung))
- `items[].vatCategory` und `items[].vatExemptionReason`: Steuerbefreiungen, Kleinunternehmer, Reverse Charge
- `seller.taxNumber`, `seller.legalForm`, `seller.registrationCourt`, `seller.managingDirectors`: Impressums- und Pflichtangaben

Ungültige Eingaben beantwortet die API mit **HTTP 400** und einer Liste aller Fehler mit Feldpfad, zum Beispiel `seller: Seller must provide at least one of: vatId, taxNumber or registrationNumber (BR-CO-26)`.

## E-Rechnung lesen

`POST /api/invoice/read` nimmt eine Datei als `multipart/form-data` im Feld `file` entgegen – XRechnung (UBL oder CII), ZUGFeRD oder Factur-X als XML oder PDF:

```bash
curl -X POST https://www.e2invoice.com/api/invoice/read \
  -H "x-api-key: e2i_IHR_API_KEY" \
  -F "file=@eingangsrechnung.pdf"
```

Die Antwort enthält die normalisierten Rechnungsdaten (`invoice`) mit Verkäufer, Käufer, Positionen, Umsatzsteuer, Summen, Zahlungsinformationen, Anhängen und Verweisen auf vorherige Rechnungen, außerdem das Prüfergebnis (`validation`) und die Roh-XML (`xml`). Die Feldnamen sind unabhängig davon, ob die Quelle UBL oder CII ist – ideal für den automatischen Import in eine Buchhaltung.

## E-Rechnung validieren

```javascript
const form = new FormData();
form.append('file', fileInput.files[0]);

const response = await fetch('https://www.e2invoice.com/api/invoice/validate', {
  method: 'POST',
  headers: { 'x-api-key': 'e2i_IHR_API_KEY' },
  body: form,
});
const result = await response.json();

if (!result.valid) {
  for (const error of result.errors) {
    console.log(`${error.rule} (${error.path}): ${error.message}`);
  }
}
```

Jeder Befund enthält die **Regel-ID** (z. B. `BR-CO-15`), das betroffene **Feld** (z. B. `BT-112`) und eine Beschreibung. Welche Fehler am häufigsten auftreten und wie man sie behebt, erklärt der Artikel **[E-Rechnung prüfen: Die häufigsten Validierungsfehler](/blog/e-rechnung-pruefen-validieren-fehler)**.

## Gespeicherte Rechnungen: Storno und Schlussrechnung

Mit API Key und `"store": true` werden erstellte Rechnungen zusätzlich im Konto gespeichert; die Antwort enthält dann `invoiceId`. Darauf bauen zwei Abläufe auf:

- **Stornieren:** `POST /api/invoices/{invoiceId}/cancel` mit `{ "invoiceNumber": "ST-2026-001" }` erzeugt die Stornorechnung (Typcode 384) mit allen Positionen der Originalrechnung als negative Beträge und Verweis auf das Original.
- **Schlussrechnung aus Abschlägen:** `POST /api/invoice/simple` mit `documentType: "final_invoice"` und `partialInvoiceIds` – Verweise, gezahlter Bruttobetrag und enthaltene Umsatzsteuer werden aus den gespeicherten Abschlagsrechnungen übernommen.

Über `/api/contacts` lassen sich außerdem Absender und Empfänger im Adressbuch speichern, deren Felder direkt als `seller`/`buyer` verwendet werden können.

## Datenschutz

Rechnungsdaten für das Erstellen werden 24 Stunden vorgehalten, damit das PDF abgerufen werden kann, und danach automatisch gelöscht. Dateien zum Lesen und Validieren werden nicht gespeichert. Alle Server stehen in Deutschland.

### Häufige Fragen

**Ist die E-Rechnungs-API von e2invoice kostenlos?**

Ja. Ohne Anmeldung sind 10 Aufrufe pro Tag für Erstellen, Lesen und Validieren frei. Mit einem kostenlosen API Key, den Sie nach dem Login im Dashboard anlegen, ist die Nutzung unbegrenzt.

**Wie authentifiziere ich mich an der API?**

Senden Sie den API Key im Header x-api-key oder als Authorization: Bearer mit dem Key. Ohne Key gilt das kostenlose Tageskontingent; ein ungültiger oder deaktivierter Key führt zu HTTP 401.

**Welches Format erzeugt die API?**

Ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Rechnung im Format ZUGFeRD/Factur-X, Profil EN 16931. Die Datei erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung nach § 14 UStG und ist gleichzeitig für Menschen lesbar.

**Kann die API auch XRechnungen auslesen?**

Ja. POST /api/invoice/read akzeptiert XRechnung in UBL- und CII-Syntax, ZUGFeRD und Factur-X als XML oder PDF und liefert alle Rechnungsdaten strukturiert als JSON – inklusive Validierungsergebnis und Roh-XML.

**Wie erkenne ich, dass das Tageslimit erreicht ist?**

Die API antwortet mit HTTP 429 und einem Retry-After-Header. Jede zählende Antwort enthält außerdem die Header X-RateLimit-Limit, X-RateLimit-Remaining und X-RateLimit-Reset. Mit API Key gibt es kein Limit.

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## E-Rechnung prüfen: Die häufigsten Validierungsfehler und wie Sie sie beheben

Quelle: https://www.e2invoice.com/blog/e-rechnung-pruefen-validieren-fehler
Veröffentlicht: 2026-09-27 · Aktualisiert: 2026-09-27

BR-DE-15, BR-CO-15, BR-S-08: Was die Fehlercodes bei der Prüfung von XRechnung und ZUGFeRD bedeuten, warum sie auftreten und wie Sie sie beheben – mit Übersichtstabelle der wichtigsten Regeln.

**Das Wichtigste in Kürze**

- Eine E-Rechnung wird gegen **Geschäftsregeln** geprüft. Jede Regel hat eine Kennung: **BR** (EN 16931 allgemein), **BR-CO** (Rechen- und Konsistenzregeln), **BR-S/E/AE/…** (Umsatzsteuerkategorien) und **BR-DE** (deutsche XRechnung-Regeln).
- Die häufigsten Fehler sind eine **fehlende Leitweg-ID** (BR-DE-15), **Rundungsdifferenzen** bei Summen (BR-CO-10 bis BR-CO-17), ein **fehlender Befreiungsgrund** bei 0 % Umsatzsteuer (BR-E-10) und **fehlende Kontaktdaten** des Verkäufers (BR-DE-5 bis BR-DE-7).
- Mit der kostenlosen **[Validierung von e2invoice](/validieren)** sehen Sie für jeden Fehler Regel-ID, Feld und Erklärung.

## So ist eine Fehlermeldung aufgebaut

Jede Meldung besteht aus drei Teilen:

- **Regel-ID**, z. B. `BR-CO-15` – welche Regel verletzt wurde
- **Feld**, z. B. `BT-112` – welcher Business Term der EN 16931 betroffen ist
- **Beschreibung** – was erwartet wurde und was in der Rechnung steht

Die BT-Nummern sind in allen E-Rechnungsformaten gleich. Ein Fehler zu `BT-112` betrifft in einer XRechnung (UBL) das Element `cbc:TaxInclusiveAmount` und in einer ZUGFeRD-Rechnung (CII) das Element `ram:GrandTotalAmount` – gemeint ist immer der Bruttobetrag.

## Die häufigsten Fehler im Überblick

| Regel | Bedeutung | Typische Ursache | Lösung |
|---|---|---|---|
| BR-DE-15 | Käuferreferenz fehlt | Feld nicht befüllt | Leitweg-ID oder Bestellnummer in BT-10 eintragen |
| BR-DE-5/6/7 | Ansprechpartner, Telefon oder E-Mail des Verkäufers fehlt | Kontaktblock unvollständig | Name, Telefon und E-Mail ergänzen |
| BR-DE-1 | Zahlungsinformationen fehlen | Keine Zahlungsart angegeben | Zahlungsart und IBAN angeben |
| BR-CO-10 | Positionssumme stimmt nicht | Position nachträglich geändert | BT-106 aus den Positionen neu berechnen |
| BR-CO-14 | Umsatzsteuer gesamt stimmt nicht | Steuer pro Position gerundet | Steuer je Steuersatz aus der Nettosumme berechnen |
| BR-CO-15 | Brutto ≠ Netto + Umsatzsteuer | Rundungsfehler | Brutto aus gerundeten Summen bilden |
| BR-CO-16 | Zahlbetrag stimmt nicht | Anzahlung oder Rundung nicht berücksichtigt | Fällig = Brutto − bereits gezahlt + Rundung |
| BR-CO-17 | Steuerbetrag je Kategorie falsch | Steuersatz passt nicht zur Bemessungsgrundlage | Bemessungsgrundlage × Steuersatz |
| BR-S-05 | Standardsatz mit 0 % | Steuerkategorie S bei steuerfreier Leistung | Kategorie E, Z, AE oder K verwenden |
| BR-E-10 | Befreiungsgrund fehlt | 0 % ohne Begründung | Grund angeben, z. B. „Kleinunternehmer gem. § 19 UStG“ |
| BR-AE-10 | Reverse-Charge-Hinweis fehlt | Kategorie AE ohne Text | „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ angeben |
| BR-CO-26 | Verkäufer nicht identifizierbar | Weder USt-IdNr. noch Steuernummer noch Registernummer | Mindestens eine Kennung angeben |

## Rechenfehler: Das Rundungsproblem

Die meisten BR-CO-Fehler entstehen durch Rundung. Die EN 16931 rechnet **pro Steuersatz**, nicht pro Position:

1. Positionsbeträge netto berechnen und auf zwei Nachkommastellen runden.
2. Positionsbeträge **je Steuersatz** addieren (Bemessungsgrundlage, BT-116).
3. Steuer **je Steuersatz** aus der Bemessungsgrundlage berechnen und runden (BT-117).
4. Netto gesamt, Steuer gesamt und Brutto aus diesen gerundeten Werten bilden.

Wer stattdessen die Steuer für jede Position einzeln rundet und addiert, landet bei vielen Positionen schnell einen Cent daneben – und die Rechnung ist ungültig.

## Steuerbefreiungen richtig angeben

Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer braucht in der E-Rechnung die **passende Steuerkategorie** und einen **Befreiungsgrund**:

| Fall | Kategorie | Beispiel für den Befreiungsgrund |
|---|---|---|
| Kleinunternehmer | E | Steuerbefreit gem. § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) |
| Reverse Charge Inland | AE | Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG) |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | K | Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (§ 4 Nr. 1b UStG) |
| Ausfuhr in Drittland | G | Steuerfreie Ausfuhrlieferung (§ 4 Nr. 1a UStG) |
| Nicht steuerbar | O | Leistung unterliegt nicht der Umsatzsteuer |

## ZUGFeRD-Profile: Nicht jede ZUGFeRD-Datei ist eine E-Rechnung

ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Die Profile **MINIMUM** und **BASIC WL** enthalten keine vollständigen Rechnungspositionen und gelten deshalb **nicht als E-Rechnung** im Sinne des § 14 UStG. Gültig sind die Profile **BASIC**, **EN 16931** (früher COMFORT), **EXTENDED** und **XRECHNUNG**. Die Validierung erkennt das Profil anhand der Spezifikationskennung (BT-24) und warnt bei den unzureichenden Profilen.

## Validierung von e2invoice und KoSIT-Validator

Die Validierung von e2invoice prüft die fachlichen Geschäftsregeln und erklärt Fehler verständlich – ideal für die schnelle Kontrolle vor dem Versand oder beim Empfang. Für eine zertifizierte Prüfung gegen die offiziellen Schematron-Regeln gibt es zusätzlich den Validator der **Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)**. Bei Einreichungen über Behördenportale wird die Rechnung dort ohnehin noch einmal geprüft.

## Automatisiert prüfen

Über die **kostenlose REST-API** lässt sich jede ein- oder ausgehende Rechnung automatisch prüfen: `POST /api/invoice/validate` liefert das Ergebnis mit allen Fehlern und Warnungen als JSON. Details im Artikel **[E-Rechnungen per API erstellen, lesen und prüfen](/blog/e-rechnung-api)**.

### Häufige Fragen

**Wie prüfe ich, ob meine E-Rechnung gültig ist?**

Laden Sie die XML- oder PDF-Datei in einen Validator hoch, zum Beispiel kostenlos unter /validieren bei e2invoice. Die Rechnung wird gegen die Geschäftsregeln der EN 16931 und die deutschen XRechnung-Regeln geprüft. Jeder Fehler wird mit Regel-ID, betroffenem Feld und einer verständlichen Beschreibung angezeigt.

**Was bedeutet der Fehler BR-DE-15?**

Die Käuferreferenz (BT-10) fehlt. In der XRechnung ist sie Pflicht; bei Rechnungen an Behörden gehört hier die Leitweg-ID hinein, bei Unternehmen eine Bestell- oder Projektnummer des Kunden.

**Was bedeutet BR-CO-15?**

Der Rechnungsbetrag brutto (BT-112) entspricht nicht der Summe aus Nettobetrag (BT-109) und Umsatzsteuer (BT-110). Meist ist die Ursache ein Rundungsfehler, weil die Steuer pro Position statt pro Steuersatz berechnet und dann summiert wurde.

**Ist eine Rechnung mit Warnungen trotzdem gültig?**

Warnungen verhindern die Gültigkeit nicht. Sie weisen auf Angaben hin, die empfohlen oder in bestimmten Fällen nötig sind, etwa ein fehlendes Schema bei der elektronischen Adresse oder fehlende Verweise auf Abschlagsrechnungen. Fehler dagegen verletzen verbindliche Regeln und sollten vor dem Versand behoben werden.

**Darf ich eine fehlerhafte E-Rechnung einfach korrigieren?**

Eine bereits versendete Rechnung wird nicht überschrieben, sondern berichtigt: durch eine Rechnungskorrektur (Typcode 384), die auf die ursprüngliche Rechnung verweist, oder durch Stornorechnung und neue Rechnung.

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## Pflichtangaben einer E-Rechnung: Checkliste nach § 14 UStG, EN 16931 und XRechnung

Quelle: https://www.e2invoice.com/blog/e-rechnung-pflichtangaben-checkliste
Veröffentlicht: 2026-09-27 · Aktualisiert: 2026-09-27

Welche Angaben eine E-Rechnung enthalten muss: die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG mit den passenden Feldern (BT) der EN 16931, die Zusatzregeln der XRechnung und die Pflichtangaben im Impressum von GmbH, UG und AG.

**Das Wichtigste in Kürze**

- Eine E-Rechnung braucht **dieselben Pflichtangaben** wie jede Rechnung nach **§ 14 Abs. 4 UStG** – sie stehen aber in **festgelegten Datenfeldern** der Norm **EN 16931** (Business Terms, kurz **BT**).
- Die **XRechnung** ergänzt deutsche Zusatzregeln (**BR-DE**), vor allem **Leitweg-ID/Käuferreferenz**, einen **Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail** und **Zahlungsinformationen**.
- **GmbH, UG und AG** müssen zusätzlich **Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und Geschäftsführung** angeben (§ 35a GmbHG, § 80 AktG).
- Fehlt eine Pflichtangabe, kann der **Vorsteuerabzug** des Empfängers gefährdet sein.

## Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG und ihre Felder in der E-Rechnung

| Nr. | Pflichtangabe (§ 14 Abs. 4 UStG) | Feld in der EN 16931 |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden | BT-27 Verkäufername, BG-5 Anschrift |
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers | BT-44 Käufername, BG-8 Anschrift |
| 2 | Steuernummer **oder** USt-IdNr. des Leistenden | BT-32 Steuernummer, BT-31 USt-IdNr. |
| 3 | Ausstellungsdatum | BT-2 Rechnungsdatum |
| 4 | Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer | BT-1 Rechnungsnummer |
| 5 | Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung | BG-25 Rechnungspositionen (BT-153 Bezeichnung, BT-129 Menge) |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | BT-72 Lieferdatum oder BG-14 Leistungszeitraum |
| 7 | Entgelt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt | BG-23 Umsatzsteuer-Aufschlüsselung (BT-116) |
| 7 | Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Skonto) | BT-20 Zahlungsbedingungen, BG-20 Nachlässe |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung | BT-119 Steuersatz, BT-117 Steuerbetrag, BT-120 Befreiungsgrund |
| 9 | Hinweis auf Aufbewahrungspflicht (Bauleistungen an Privatpersonen) | BT-22 Rechnungsbemerkung |
| 10 | Angabe „Gutschrift“ bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger | BT-3 Rechnungstyp |

Hinzu kommen je nach Fall weitere Angaben, etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bei Reverse Charge (Steuerkategorie AE) oder der Hinweis auf die **Kleinunternehmerregelung** nach § 19 UStG (Steuerkategorie E mit Befreiungsgrund).

## Technische Pflichtfelder der EN 16931

Neben den umsatzsteuerlichen Angaben verlangt die Norm Felder, die für die automatische Verarbeitung nötig sind:

- **BT-3 Rechnungstyp** – z. B. 380 Rechnung, 381 Gutschrift, 326 Abschlagsrechnung, 386 Anzahlungsrechnung
- **BT-5 Währung** – ISO-4217-Code wie `EUR`
- **BT-24 Spezifikationskennung** – welches Profil die Rechnung erfüllt (z. B. XRechnung 3.0)
- **BT-40 und BT-55 Ländercodes** von Verkäufer und Käufer
- **BT-106 bis BT-115 Summen** – Positionssumme, Netto, Umsatzsteuer, Brutto, bereits gezahlt, fällig
- **BT-130 Mengeneinheit** je Position nach UN/ECE Recommendation 20 (z. B. `C62` Stück, `HUR` Stunde)

Diese Werte müssen rechnerisch zusammenpassen. Die Regeln **BR-CO-10 bis BR-CO-17** prüfen zum Beispiel, dass der Bruttobetrag genau Nettobetrag plus Umsatzsteuer ergibt.

## Zusätzliche Pflichtfelder der XRechnung

| Regel | Anforderung | Feld |
|---|---|---|
| BR-DE-1 | Zahlungsinformationen müssen angegeben werden | BG-16 |
| BR-DE-2, BR-DE-5 | Ansprechpartner des Verkäufers | BT-41 |
| BR-DE-6 | Telefonnummer des Ansprechpartners | BT-42 |
| BR-DE-7 | E-Mail-Adresse des Ansprechpartners | BT-43 |
| BR-DE-3, BR-DE-4 | Ort und Postleitzahl des Verkäufers | BT-37, BT-38 |
| BR-DE-8, BR-DE-9 | Ort und Postleitzahl des Käufers | BT-52, BT-53 |
| BR-DE-15 | Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID | BT-10 |
| BR-DE-16 | USt-IdNr. oder Steuernummer des Verkäufers | BT-31, BT-32 |

**Die Leitweg-ID** ist bei Rechnungen an Behörden die wichtigste Angabe: Sie adressiert die zuständige Stelle. Der öffentliche Auftraggeber teilt sie mit, meist in der Bestellung.

## Pflichtangaben für GmbH, UG und AG

Kapitalgesellschaften müssen auf allen Geschäftsbriefen – dazu gehören Rechnungen – zusätzliche Angaben machen:

- **Rechtsform** (z. B. GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG)
- **Sitz der Gesellschaft**
- **Registergericht** und **Handelsregisternummer** (z. B. Amtsgericht München, HRB 12345)
- **Geschäftsführer** (GmbH, UG) bzw. **Vorstand und Aufsichtsratsvorsitz** (AG)

Rechtsgrundlagen sind § 35a GmbHG, § 80 AktG und für eingetragene Kaufleute § 37a HGB. In der E-Rechnung werden die Handelsregisternummer im Feld **BT-30** und die übrigen Angaben in den **rechtlichen Zusatzinformationen BT-33** übertragen. e2invoice setzt beides automatisch aus den Impressum-Feldern zusammen und druckt sie im Fußbereich der Rechnung.

## Checkliste zum Abhaken

- [ ] Rechnungsnummer eindeutig und fortlaufend
- [ ] Rechnungsdatum und Leistungsdatum bzw. -zeitraum
- [ ] Name und vollständige Anschrift beider Parteien
- [ ] Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers
- [ ] Positionen mit Bezeichnung, Menge, Einheit und Einzelpreis
- [ ] Netto je Steuersatz, Steuersatz, Steuerbetrag, Brutto
- [ ] Grund bei Steuerbefreiung oder Reverse Charge
- [ ] Zahlungsbedingungen oder Fälligkeitsdatum, Bankverbindung
- [ ] Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail (XRechnung)
- [ ] Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID (XRechnung)
- [ ] Bei GmbH/UG/AG: Rechtsform, Sitz, Registergericht, HRB, Geschäftsführung
- [ ] Bei Schlussrechnungen: Abzug der Abschläge samt Umsatzsteuer ([mehr dazu](/blog/e-rechnung-abschlagsrechnung-schlussrechnung))

## Pflichtangaben automatisch prüfen

Ob eine E-Rechnung alle Pflichtangaben enthält und die Beträge stimmen, zeigt die kostenlose **[Validierung](/validieren)** in Sekunden – mit Regel-ID und betroffenem Feld für jeden Fehler. Beim **[Erstellen mit e2invoice](/erstellen)** werden die Pflichtfelder bereits bei der Eingabe geprüft.

### Häufige Fragen

**Welche Pflichtangaben muss eine E-Rechnung enthalten?**

Dieselben wie jede Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG: vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf eine Steuerbefreiung. In der E-Rechnung stehen diese Angaben in festgelegten Feldern der EN 16931.

**Welche zusätzlichen Pflichtfelder hat die XRechnung?**

Die XRechnung verlangt unter anderem eine Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID (BR-DE-15), einen Ansprechpartner des Verkäufers mit Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse (BR-DE-5 bis BR-DE-7), Ort und Postleitzahl von Verkäufer und Käufer sowie Zahlungsinformationen (BR-DE-1).

**Was ist die Leitweg-ID?**

Die Leitweg-ID ist die Adresse eines öffentlichen Auftraggebers für E-Rechnungen. Sie wird im Feld Käuferreferenz (BT-10) angegeben und vom Auftraggeber mitgeteilt. Ohne Leitweg-ID wird eine XRechnung an Behörden in der Regel zurückgewiesen.

**Müssen Handelsregister und Geschäftsführer auf die Rechnung?**

Ja, für Kapitalgesellschaften. Nach § 35a GmbHG (GmbH, UG) und § 80 AktG (AG) gehören Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und die Geschäftsführer bzw. der Vorstand auf alle Geschäftsbriefe, auch auf Rechnungen. In der E-Rechnung werden sie über die rechtlichen Zusatzangaben (BT-33) und die Registernummer (BT-30) übertragen.

**Gelten die Pflichtangaben auch für Kleinbetragsrechnungen?**

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Pflichtangaben (§ 33 UStDV). Kleinbetragsrechnungen dürfen außerdem weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden, sie sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

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## E-Rechnung öffnen und lesen: XRechnung und ZUGFeRD ohne Software anzeigen

Quelle: https://www.e2invoice.com/blog/e-rechnung-oeffnen-lesen
Veröffentlicht: 2026-09-27 · Aktualisiert: 2026-09-27

Eine XRechnung ist eine XML-Datei und im Browser nur Code. So öffnen Sie XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X lesbar, worauf Sie beim Empfang achten müssen und warum bei hybriden Rechnungen die XML-Daten zählen.

**Das Wichtigste in Kürze**

- Eine **XRechnung** ist eine reine **XML-Datei**. Im Browser oder Editor erscheint nur Quelltext – zum Lesen braucht man einen **Viewer**.
- **ZUGFeRD** und **Factur-X** sind PDFs mit eingebetteter XML-Datei. Der PDF-Reader zeigt die Sichtansicht, **rechtlich maßgeblich sind aber die XML-Daten**.
- Mit dem kostenlosen **[E-Rechnungs-Viewer von e2invoice](/oeffnen)** lassen sich beide Formate ohne Installation öffnen: Datei hochladen, Rechnung wird lesbar angezeigt und gleichzeitig geprüft.
- Seit dem **1. Januar 2025** müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – ein E-Mail-Postfach genügt.

## Warum eine E-Rechnung nicht einfach „aufgeht“

Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist eine Rechnung in einem **strukturierten elektronischen Format**, das der europäischen Norm **EN 16931** entspricht. Anders als ein PDF ist sie nicht für das menschliche Auge gemacht, sondern für die automatische Verarbeitung.

Öffnet man eine XRechnung per Doppelklick, passiert daher meist eines von drei Dingen:

- Der **Browser** zeigt einen Baum aus XML-Elementen wie `<cbc:ID>` oder `<ram:SellerTradeParty>`.
- Ein **Texteditor** zeigt den gesamten Quelltext.
- Das Betriebssystem fragt, **mit welchem Programm** die Datei geöffnet werden soll.

Die Rechnung ist damit nicht kaputt – sie braucht nur eine passende Darstellung.

## Die Formate im Überblick

| Format | Dateityp | Lesbar ohne Viewer? | Maßgeblich |
|---|---|---|---|
| XRechnung (UBL oder CII) | `.xml` | nein | die XML-Daten |
| ZUGFeRD 2.x / Factur-X | `.pdf` mit eingebetteter `.xml` | teilweise (Sichtansicht) | die eingebetteten XML-Daten |
| Peppol BIS Billing 3.0 | `.xml` | nein | die XML-Daten |
| PDF ohne XML, Scan, Word | `.pdf`, `.jpg`, `.docx` | ja | keine E-Rechnung, sondern „sonstige Rechnung“ |

## So öffnen Sie eine E-Rechnung in drei Schritten

1. **[E-Rechnung öffnen](/oeffnen)** aufrufen – keine Anmeldung, keine Installation.
2. Die **XML- oder PDF-Datei** per Drag & Drop hochladen (bis 10 MB).
3. Die Rechnung wird aufbereitet angezeigt: Verkäufer und Käufer mit allen Rechtsangaben, Positionen, Umsatzsteuer je Steuersatz, Beträge, Zahlungsinformationen, Anhänge und bei Schlussrechnungen die verrechneten Abschläge.

Zusätzlich wird die Rechnung automatisch nach EN 16931 und den XRechnung-Regeln geprüft. Fehlende Pflichtangaben oder Rechenfehler werden direkt angezeigt. Bei ZUGFeRD-PDFs lässt sich die eingebettete XML-Datei mit einem Klick herunterladen.

## Worauf Sie beim Lesen achten sollten

Als Rechnungsempfänger hängt Ihr **Vorsteuerabzug** davon ab, dass die Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält. Prüfen Sie beim Öffnen deshalb vor allem:

- **Rechnungsnummer und Rechnungsdatum** (BT-1, BT-2)
- **Name und Anschrift** beider Parteien (BG-4, BG-7)
- **Steuernummer oder USt-IdNr.** des Leistenden (BT-31, BT-32)
- **Leistung und Leistungszeitpunkt** bzw. Leistungszeitraum (BT-72, BG-14)
- **Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag** je Steuersatz (BG-23)
- bei **Steuerbefreiungen** oder Reverse Charge einen Hinweis auf den Grund (BT-120)

Eine ausführliche Übersicht bietet die **[Checkliste der Pflichtangaben](/blog/e-rechnung-pflichtangaben-checkliste)**.

## Hybride Rechnungen: Warum das PDF nicht genügt

Bei ZUGFeRD und Factur-X enthält eine Datei zwei Darstellungen derselben Rechnung: das sichtbare PDF und die eingebettete XML-Datei. Stimmen beide nicht überein, gilt der **strukturierte XML-Teil**. Wer nur das PDF ansieht, bemerkt eine Abweichung – etwa einen anderen Betrag oder eine andere Bankverbindung in den XML-Daten – nicht.

Der e2invoice-Viewer liest deshalb bei PDFs immer die eingebettete XML-Datei aus und zeigt deren Inhalt an. Enthält ein PDF gar keine XML-Daten, weist er darauf hin: Dann handelt es sich nicht um eine E-Rechnung.

## E-Rechnungen richtig aufbewahren

- Rechnungen sind seit 2025 **acht Jahre** aufzubewahren (§ 147 AO, § 14b UStG).
- Die E-Rechnung muss **im Originalformat** archiviert werden – bei ZUGFeRD das PDF mit eingebetteter XML, bei XRechnung die XML-Datei.
- Die Archivierung muss **unveränderbar und maschinell auswertbar** sein (GoBD).
- Ein Ausdruck oder ein reines PDF-Abbild ersetzt die elektronische Rechnung nicht.

## Viele Rechnungen automatisch auslesen

Wer regelmäßig E-Rechnungen empfängt, kann sie über die **kostenlose REST-API** von e2invoice automatisiert auslesen: `POST /api/invoice/read` nimmt XML- und PDF-Dateien entgegen und liefert alle Rechnungsdaten als JSON zurück – inklusive Prüfergebnis. Mehr dazu im Artikel **[E-Rechnungen per API erstellen, lesen und prüfen](/blog/e-rechnung-api)**.

### Häufige Fragen

**Mit welchem Programm öffne ich eine XRechnung?**

Eine XRechnung ist eine XML-Datei ohne Sichtansicht. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer, der die Daten aufbereitet – zum Beispiel den kostenlosen Online-Viewer von e2invoice unter /oeffnen, die Visualisierung in Ihrer Buchhaltungssoftware oder den Viewer der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

**Warum sehe ich beim Öffnen einer XRechnung nur Code?**

Weil die XRechnung ausschließlich strukturierte Daten für Maschinen enthält. Ein Browser oder Texteditor zeigt den XML-Quelltext an. Erst ein Viewer ordnet die Felder wie Rechnungsnummer (BT-1), Verkäufer (BG-4) oder Positionen (BG-25) einer lesbaren Rechnung zu.

**Reicht ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?**

Ja. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 genügt für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Entscheidend ist, dass Sie die Rechnung anschließend lesen, prüfen und in ihrer elektronischen Form acht Jahre aufbewahren können.

**Darf ich eine E-Rechnung ausdrucken und abheften?**

Zur Ansicht ja, zur Aufbewahrung nein. Eine E-Rechnung muss in ihrem ursprünglichen elektronischen Format, also mit der XML-Datei, aufbewahrt werden. Der Ausdruck ersetzt das Original nicht.

**Was gilt, wenn PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung voneinander abweichen?**

Dann ist der strukturierte XML-Teil maßgeblich. Deshalb sollte man bei hybriden Rechnungen nicht nur das PDF ansehen, sondern die eingebetteten XML-Daten auslesen, etwa mit einem Viewer, der das PDF analysiert.

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## Abschlagsrechnung, Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung als E-Rechnung

Quelle: https://www.e2invoice.com/blog/e-rechnung-abschlagsrechnung-schlussrechnung
Veröffentlicht: 2026-09-27 · Aktualisiert: 2026-09-27

Wie Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen als E-Rechnung korrekt ausgestellt werden: Unterschiede, Typcodes nach UNTDID 1001, Verrechnung nach § 14 Abs. 5 UStG und die richtigen Felder in XRechnung und ZUGFeRD.

**Das Wichtigste in Kürze**

- **Anzahlungsrechnung** (Typcode **386**): Geld wird angefordert, *bevor* die Leistung beginnt.
- **Abschlagsrechnung** bzw. Teilrechnung (Typcode **326**): Ein Teil einer bereits *teilweise erbrachten* Leistung wird berechnet.
- **Schlussrechnung** (Typcode **380**, bei Bauleistungen **877**): Abrechnung der *gesamten* Leistung, von der alle gezahlten Abschläge inklusive Umsatzsteuer abgezogen werden (§ 14 Abs. 5 UStG).
- In der E-Rechnung stehen die gezahlten Beträge im Feld **BT-113** („Paid amount“), die verrechneten Rechnungen in der Gruppe **BG-3** („Preceding invoice reference“). Der Zahlbetrag **BT-115** ergibt sich aus Bruttobetrag minus BT-113.
- Auch Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen fallen unter die **E-Rechnungspflicht** zwischen Unternehmen.

## Warum es mehrere Rechnungstypen gibt

Bei größeren Aufträgen – Bauprojekten, Softwareentwicklung, Beratungsmandaten, Maschinenbau – vergehen zwischen Auftrag und Fertigstellung oft Wochen oder Monate. Damit der Auftragnehmer nicht in Vorleistung gehen muss, werden Teilzahlungen vereinbart. Umsatzsteuerlich und in der E-Rechnung werden dafür unterschiedliche Rechnungstypen verwendet, die jeweils einen eigenen Code aus der Codeliste **UNTDID 1001** tragen. Diese Codes stehen im Feld **BT-3** („Invoice type code“) jeder E-Rechnung.

| Dokument | Zeitpunkt | Typcode (BT-3) | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Anzahlungsrechnung | vor Beginn der Leistung | 386 | 30 % bei Auftragserteilung |
| Abschlagsrechnung / Teilrechnung | während der Leistung | 326 | 2. Abschlag nach Meilenstein |
| Schlussrechnung | nach Abschluss der Leistung | 380 | Gesamtabrechnung des Projekts |
| Abschlagsrechnung Bauleistung | während der Bauleistung | 875 | Abschlag nach Baufortschritt (VOB/B) |
| Teilschlussrechnung Bauleistung | nach Abnahme eines Bauabschnitts | 876 | Schlussrechnung für Bauabschnitt 1 |
| Schlussrechnung Bauleistung | nach Abnahme der gesamten Bauleistung | 877 | Gesamtabrechnung nach VOB/B |

Alle diese Codes sind im deutschen Standard **XRechnung** zugelassen und werden von ZUGFeRD/Factur-X im Profil EN 16931 unterstützt.

## Anzahlungsrechnung: Geld vor der Leistung

Mit einer Anzahlungsrechnung fordert der Unternehmer einen Betrag an, bevor er mit der Leistung beginnt. Umsatzsteuerlich gilt die **Mindest-Istversteuerung**: Die Umsatzsteuer entsteht bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Anzahlung *vereinnahmt* wird (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG) – nicht erst mit der Leistung.

Für die Rechnung gelten die normalen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Statt des Leistungszeitpunkts wird der voraussichtliche Zeitpunkt angegeben bzw. kenntlich gemacht, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird.

## Abschlagsrechnung: Teile einer laufenden Leistung

Eine Abschlagsrechnung (auch Teilrechnung) berechnet einen Teil einer bereits teilweise erbrachten Leistung, etwa nach einem Projektmeilenstein oder nach Baufortschritt. Auch hier wird die Umsatzsteuer mit der Vereinnahmung des Abschlags fällig, sofern die Gesamtleistung noch nicht ausgeführt ist.

**Praxis-Tipp:** Geben Sie in jeder Abschlagsrechnung an, auf welchen Auftrag und welchen Abschlag sie sich bezieht (z. B. „2. Abschlag zu Auftrag 4711“). Das erleichtert die spätere Verrechnung und Prüfung.

## Schlussrechnung: Gesamte Leistung minus Abschläge

Die Schlussrechnung (auch Endrechnung) rechnet die **gesamte Leistung** ab. Der häufigste Fehler: nur den Restbetrag abzurechnen. Richtig ist nach **§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG**:

1. Die Schlussrechnung weist das **volle Entgelt** der gesamten Leistung und die **volle Umsatzsteuer** aus.
2. Davon werden die **vereinnahmten Teilentgelte** und die **darauf entfallenden Steuerbeträge** abgesetzt, sofern über sie Rechnungen mit Steuerausweis erteilt wurden.
3. Übrig bleibt der **noch zu zahlende Betrag**.

Wird die Steuer der Abschläge nicht abgezogen, steht sie doppelt in den Rechnungen. Diese zu hoch ausgewiesene Steuer schuldet der Leistende nach **§ 14c UStG** – und der Kunde darf sie nicht als Vorsteuer abziehen.

### Rechenbeispiel

Ein Webprojekt über 5.000 Euro netto wurde mit zwei Abschlägen von je 1.000 Euro netto abgerechnet und bezahlt.

| Position | Netto | USt 19 % | Brutto |
|---|---|---|---|
| Gesamte Leistung | 5.000,00 € | 950,00 € | 5.950,00 € |
| abzgl. 1. Abschlag (RE-101) | −1.000,00 € | −190,00 € | −1.190,00 € |
| abzgl. 2. Abschlag (RE-102) | −1.000,00 € | −190,00 € | −1.190,00 € |
| **Verbleibender Zahlbetrag** | **3.000,00 €** | **570,00 €** | **3.570,00 €** |

## So wird die Schlussrechnung in der E-Rechnung abgebildet

Die Norm **EN 16931** sieht für die Verrechnung eigene Felder vor. Eine korrekte Schlussrechnung enthält:

- **BT-3 (Rechnungstyp):** 380 bzw. 877 bei Bauleistungen
- **Rechnungspositionen:** die *gesamte* Leistung – im Beispiel 5.000 € netto
- **BT-112 (Gesamtbetrag brutto):** 5.950,00 €
- **BT-113 (bereits gezahlter Betrag):** 2.380,00 € – die Summe der Abschläge brutto
- **BT-115 (fälliger Betrag):** 3.570,00 €
- **BG-3 (Verweis auf vorausgegangene Rechnungen):** je Abschlagsrechnung die Rechnungsnummer (BT-25) und das Datum (BT-26)

Die Rechenregel **BR-CO-16** prüft dabei: fälliger Betrag = Bruttobetrag − bereits gezahlter Betrag + Rundungsbetrag. Eine E-Rechnung, in der das nicht aufgeht, ist fehlerhaft.

**Hinweis zur Umsatzsteuer-Aufschlüsselung:** Die Steueraufschlüsselung der E-Rechnung (BG-23) bezieht sich auf die gesamte Leistung, und BT-113 kennt nur den gezahlten Bruttobetrag. Den nach § 14 Abs. 5 UStG geforderten Abzug von Entgelt **und** Steuer der Abschläge dokumentiert man deshalb zusätzlich als Rechnungsbemerkung (BT-22), zum Beispiel: „Abzüglich bereits vereinnahmter Abschläge: Entgelt 2.000,00 EUR, Umsatzsteuer 380,00 EUR, gesamt 2.380,00 EUR.“

## Typische Fehler vermeiden

- **Nur den Restbetrag abrechnen:** Die Schlussrechnung muss die Gesamtleistung zeigen.
- **Abschläge netto statt brutto abziehen:** BT-113 enthält den gezahlten Betrag inklusive Umsatzsteuer.
- **Keine Referenzen auf Abschlagsrechnungen:** Ohne BG-3 lässt sich die Verrechnung beim Empfänger nicht automatisch prüfen.
- **Falscher Typcode:** Eine Abschlagsrechnung mit Typcode 380 wird beim Empfänger wie eine normale Rechnung verbucht.
- **Steuersatz geändert:** Ändert sich der Steuersatz zwischen Abschlag und Schlussrechnung, gilt für die Leistung der Satz zum Zeitpunkt der Ausführung – die Abschläge müssen dann korrigiert werden. Hier sollte der Steuerberater eingebunden werden.

## Abschlags- und Schlussrechnung mit e2invoice erstellen

Mit e2invoice lassen sich alle Rechnungstypen kostenlos als ZUGFeRD/Factur-X erstellen:

1. **[E-Rechnung erstellen](/erstellen)** öffnen und als Dokumenttyp „Abschlagsrechnung“, „Anzahlungsrechnung“ oder „Schlussrechnung“ wählen.
2. Bei der Schlussrechnung die **gesamte Leistung** als Positionen erfassen.
3. Die **Summe der erhaltenen Abschläge (brutto)** und die **Nummern der Abschlagsrechnungen** eintragen.
4. Die E-Rechnung berechnet den Zahlbetrag, setzt BT-113, BT-115 und BG-3 und weist den Abzug getrennt nach Entgelt und Umsatzsteuer im PDF und als Rechnungsbemerkung im XML aus. Bei nur einem Steuersatz wird die enthaltene Umsatzsteuer automatisch berechnet.

**Mit kostenlosem Konto geht es noch einfacher:** Abschlagsrechnungen werden gespeichert. Unter *Meine Rechnungen* wählen Sie bei einer Abschlagsrechnung „Schlussrechnung erstellen“ – Absender, Empfänger und Bankverbindung werden übernommen, und Sie haken die zu verrechnenden Abschläge einfach an. Bruttobetrag und enthaltene Umsatzsteuer werden automatisch abgezogen. Muss eine Schlussrechnung storniert werden, gibt die Stornorechnung die Abschläge wieder frei.

Über die **[REST-API](/#api)** funktioniert das automatisiert: mit `documentType: "final_invoice"`, `prepaidAmount`, optional `prepaidVatAmount` und `precedingInvoices`. Zur Kontrolle können Sie jede Rechnung anschließend **[validieren](/validieren)**.

### Häufige Fragen

**Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Abschlags- und Anzahlungsrechnungen?**

Ja. Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen sind Rechnungen im Sinne des § 14 UStG. Zwischen inländischen Unternehmen gelten für sie dieselben Pflichten und Übergangsfristen wie für normale Rechnungen – spätestens ab 2028 müssen sie als E-Rechnung ausgestellt werden.

**Was ist der Unterschied zwischen Anzahlungsrechnung und Abschlagsrechnung?**

Eine Anzahlungsrechnung (Typcode 386) fordert Geld an, bevor mit der Leistung begonnen wurde. Eine Abschlagsrechnung (Typcode 326) berechnet einen Teil einer bereits teilweise erbrachten Leistung, zum Beispiel nach Baufortschritt. Beide werden am Ende mit der Schlussrechnung verrechnet.

**Welcher Rechnungstyp wird für eine Schlussrechnung verwendet?**

Im allgemeinen Geschäftsverkehr die normale Handelsrechnung mit Typcode 380, ergänzt um die bereits gezahlten Beträge (BT-113) und Verweise auf die Abschlagsrechnungen (BG-3). Für Bauleistungen nach VOB gibt es eigene Codes: 877 für die Schlussrechnung und 876 für die Teilschlussrechnung.

**Muss die Schlussrechnung die gesamte Leistung ausweisen?**

Ja. Die Schlussrechnung enthält die gesamte erbrachte Leistung mit dem vollen Entgelt und der vollen Umsatzsteuer. Davon werden die bereits vereinnahmten Abschläge samt der darauf entfallenden Steuer abgezogen (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Übrig bleibt der noch zu zahlende Betrag.

**Was passiert, wenn die Umsatzsteuer der Abschläge nicht abgezogen wird?**

Dann weist die Schlussrechnung die Umsatzsteuer für die bereits abgerechneten Teilbeträge ein zweites Mal aus. Diese doppelt ausgewiesene Steuer schuldet der Leistende nach § 14c UStG, bis die Rechnung berichtigt ist.

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## E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was Sie jetzt wissen und beachten müssen

Quelle: https://www.e2invoice.com/blog/e-rechnung-kleinunternehmer
Veröffentlicht: 2026-01-19 · Aktualisiert: 2026-01-19

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG stehen Sie vor besonderen Herausforderungen bei der E-Rechnungspflicht. Erfahren Sie, welche Regeln für Sie gelten, welche Fristen wichtig sind und wie Sie sich optimal vorbereiten.

Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur große Unternehmen – auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen sich auf die neuen Anforderungen einstellen. Doch welche Regeln gelten speziell für Sie? Gibt es Ausnahmen? Und wie können Sie die Umstellung möglichst einfach gestalten? In diesem ausführlichen Ratgeber erfahren Sie alles, was Kleinunternehmer über die E-Rechnung wissen müssen.

## Was bedeutet Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes?

Bevor wir in die Details der E-Rechnungspflicht einsteigen, klären wir zunächst, wer überhaupt als Kleinunternehmer gilt.

### Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Vereinfachungsvorschrift im deutschen Steuerrecht. Sie ermöglicht es Unternehmern mit geringen Umsätzen, von der Umsatzsteuer befreit zu werden. Das bedeutet:

- Sie müssen keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen
- Sie führen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab
- Sie haben keinen Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen
- Ihre Rechnungen enthalten den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

### Die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer

Um die Kleinunternehmerregelung nutzen zu können, müssen folgende Umsatzgrenzen eingehalten werden:

- **Vorjahresumsatz**: Maximal 22.000 Euro (brutto)
- **Umsatz im laufenden Jahr**: Voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro (brutto)

**Wichtig**: Diese Grenzen beziehen sich auf den Gesamtumsatz, nicht auf den Gewinn. Auch wenn Sie nur wenig verdienen, kann Ihr Umsatz über der Grenze liegen.

### Typische Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung wird häufig genutzt von:

- Freiberuflern mit geringen Honoraren
- Nebenberuflich Selbstständigen
- Existenzgründern in der Startphase
- Künstlern und Kreativen
- Kleingewerbetreibenden
- Dienstleistern mit überschaubarem Kundenkreis

## Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Die kurze Antwort: **Ja, grundsätzlich schon.** Die E-Rechnungspflicht unterscheidet nicht zwischen Kleinunternehmern und regelbesteuerten Unternehmen. Allerdings gibt es wichtige Nuancen zu beachten.

### Die Empfangspflicht gilt für alle

Ab dem **1. Januar 2025** müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dies gilt ausnahmslos auch für Kleinunternehmer. Wenn ein Geschäftspartner Ihnen eine E-Rechnung sendet, müssen Sie diese entgegennehmen und verarbeiten können.

**Was bedeutet das konkret?**

- Sie benötigen eine E-Mail-Adresse für den Empfang
- Sie müssen E-Rechnungen öffnen und lesen können
- Die Rechnungsdaten müssen Sie für Ihre Buchhaltung nutzen können

### Die Versendepflicht: Hier wird es interessant

Bei der Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen sieht die Lage für Kleinunternehmer differenzierter aus:

**Übergangsfristen nutzen**

- **Bis 31. Dezember 2026**: Alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer, können weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen versenden
- **Bis 31. Dezember 2027**: Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz (also praktisch alle Kleinunternehmer) haben ein weiteres Jahr Aufschub
- **Ab 1. Januar 2028**: Die E-Rechnungspflicht gilt für alle ohne Ausnahme

### B2B vs. B2C: Ein wichtiger Unterschied

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für den **B2B-Bereich**, also für Rechnungen an andere Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen.

**Für Kleinunternehmer bedeutet das:**

- Wenn Sie hauptsächlich an Privatpersonen verkaufen (z.B. als Fotograf für Hochzeiten, Nachhilfelehrer, Handwerker für Privatkunden), sind Sie von der Versendepflicht weitgehend nicht betroffen
- Nur für Rechnungen an Geschäftskunden gilt die E-Rechnungspflicht
- Sie müssen aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können, wenn Ihre Lieferanten Unternehmen sind

## Besonderheiten bei Kleinunternehmer-Rechnungen

Kleinunternehmer-Rechnungen unterscheiden sich von normalen Rechnungen. Diese Besonderheiten gelten auch für E-Rechnungen.

### Pflichtangaben auf Kleinunternehmer-Rechnungen

Eine ordnungsgemäße Rechnung eines Kleinunternehmers muss enthalten:

1. **Vollständiger Name und Anschrift** des leistenden Unternehmers
2. **Vollständiger Name und Anschrift** des Leistungsempfängers
3. **Steuernummer oder USt-IdNr.** (die Steuernummer reicht bei Kleinunternehmern)
4. **Ausstellungsdatum** der Rechnung
5. **Fortlaufende Rechnungsnummer**
6. **Art und Umfang** der Lieferung oder Leistung
7. **Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung**
8. **Entgelt für die Lieferung oder Leistung**
9. **Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung**

### Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, muss auf der Rechnung ein entsprechender Hinweis stehen. Übliche Formulierungen sind:

- "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
- "Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG."
- "Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

### E-Rechnung ohne Umsatzsteuer: So funktioniert's

In E-Rechnungsformaten wie XRechnung und ZUGFeRD gibt es spezielle Felder und Codes für steuerfreie Umsätze:

- **Steuerkategorie**: Es wird ein Code verwendet, der anzeigt, dass keine Umsatzsteuer anfällt
- **Steuersatz**: 0% oder nicht anwendbar
- **Steuerbefreiungsgrund**: Hier wird die Kleinunternehmerregelung als Grund angegeben
- **Brutto = Netto**: Da keine Steuer anfällt, sind Brutto- und Nettobetrag identisch

Die meisten E-Rechnungsprogramme unterstützen Kleinunternehmer-Rechnungen und füllen diese Felder automatisch korrekt aus.

## Der Zeitplan für Kleinunternehmer im Detail

Hier ist der vollständige Fahrplan, der speziell für Kleinunternehmer relevant ist:

### Phase 1: Ab 1. Januar 2025

**Was Sie tun müssen:**
- E-Rechnungen empfangen können
- Eine geeignete Software oder einen Viewer bereithalten
- Ihr E-Mail-Postfach für E-Rechnungen nutzen

**Was Sie noch nicht tun müssen:**
- Selbst E-Rechnungen versenden (freiwillig möglich)

### Phase 2: 1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026

**Was gilt:**
- Sie können weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden
- E-Rechnungen zu versenden ist freiwillig, aber empfohlen
- Manche Geschäftskunden könnten bereits E-Rechnungen von Ihnen verlangen

**Empfehlung:**
- Nutzen Sie diese Zeit zum Testen und Üben
- Stellen Sie schrittweise auf E-Rechnung um
- Sammeln Sie Erfahrungen ohne Zeitdruck

### Phase 3: 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027

**Was gilt für Kleinunternehmer:**
- Da Ihr Umsatz unter 800.000 Euro liegt, haben Sie noch ein Jahr Aufschub
- Sie können weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden
- Für größere Unternehmen gilt bereits die Versendepflicht

**Achtung:**
- Wenn Großkunden von Ihnen E-Rechnungen verlangen, sollten Sie dem nachkommen
- Die Übergangsfrist ist Ihr Recht, aber kein Kunde muss Ihre Papierrechnung akzeptieren

### Phase 4: Ab 1. Januar 2028

**Was gilt:**
- Vollständige E-Rechnungspflicht für alle B2B-Rechnungen
- Keine Ausnahmen mehr für Kleinunternehmer
- Papierrechnungen nur noch für B2C-Geschäfte erlaubt

## Praktische Umsetzung für Kleinunternehmer

Jetzt wird es konkret: Wie setzen Sie als Kleinunternehmer die E-Rechnungspflicht praktisch um?

### E-Rechnungen empfangen: So einfach geht's

Der Empfang von E-Rechnungen ist unkomplizierter, als viele denken:

**1. E-Mail-Postfach nutzen**

Sie benötigen kein spezielles Portal. E-Rechnungen können ganz normal per E-Mail empfangen werden. Das XML ist entweder als Anhang beigefügt (bei XRechnung) oder in ein PDF eingebettet (bei ZUGFeRD).

**2. E-Rechnung anzeigen**

Um die Inhalte einer E-Rechnung zu sehen, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

- **ZUGFeRD**: Einfach das PDF öffnen – die Rechnung sieht aus wie gewohnt
- **XRechnung**: Mit [e2invoice](/oeffnen) kostenlos und übersichtlich anzeigen – alle Rechnungsdaten auf einen Blick
- **Buchhaltungssoftware**: Viele Programme können E-Rechnungen direkt importieren

**3. Daten verarbeiten**

Die Rechnungsdaten können Sie:

- Manuell in Ihre Buchhaltung übertragen
- Automatisch importieren (bei entsprechender Software)
- Für Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen

### E-Rechnungen erstellen: Ihre Optionen

Wenn Sie E-Rechnungen versenden möchten oder müssen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

**Option 1: e2invoice nutzen (Empfohlen)**

Mit [e2invoice](/erstellen) können Kleinunternehmer E-Rechnungen besonders einfach erstellen:

- Einfache Eingabemaske für Ihre Rechnungsdaten
- Unterstützung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
- Automatische Generierung von XRechnung oder ZUGFeRD
- Kostenlos und ohne Registrierung
- Keine Installation erforderlich – läuft direkt im Browser

**Option 2: Buchhaltungssoftware**

Viele Buchhaltungsprogramme für Kleinunternehmer bieten mittlerweile E-Rechnungsfunktionen:

- Lexoffice
- sevDesk
- Debitoor/SumUp Invoices
- FastBill
- BuchhaltungsButler

**Option 3: Rechnungsprogramme mit E-Rechnung**

Spezialisierte Rechnungsprogramme ermöglichen oft den Export als E-Rechnung:

- Einmalige Einrichtung Ihrer Stammdaten
- Erstellung von Rechnungen wie gewohnt
- Export als XRechnung oder ZUGFeRD per Knopfdruck

**Option 4: Steuerberater einbinden**

Wenn Sie einen Steuerberater haben, kann dieser möglicherweise:

- E-Rechnungen für Sie erstellen
- Ihre Software entsprechend einrichten
- Sie bei der Umstellung beraten

### Welches Format für Kleinunternehmer?

**Empfehlung: ZUGFeRD**

Für die meisten Kleinunternehmer ist ZUGFeRD das praktischere Format:

- **Hybridformat**: PDF + XML in einer Datei
- **Lesbar**: Der Empfänger sieht eine normale PDF-Rechnung
- **Kompatibel**: Funktioniert auch, wenn der Empfänger kein E-Rechnungs-System hat
- **Einfacher**: Weniger technische Hürden bei der Erstellung

**Ausnahme: Rechnungen an Behörden**

Wenn Sie an öffentliche Auftraggeber liefern (Bund, Länder, Kommunen), benötigen Sie:

- XRechnung als Format
- Eine Leitweg-ID des Auftraggebers
- Übermittlung über das entsprechende Portal (z.B. ZRE des Bundes)

## Kosten und Aufwand für Kleinunternehmer

Eine berechtigte Sorge vieler Kleinunternehmer: Was kostet die Umstellung auf E-Rechnung?

### Die gute Nachricht: Es kann kostenlos sein

Für den Empfang von E-Rechnungen entstehen praktisch keine Kosten:

- E-Mail-Postfach haben Sie bereits
- [e2invoice](/oeffnen) ist kostenlos und zeigt alle E-Rechnungsformate an
- ZUGFeRD-PDFs können Sie mit jedem PDF-Reader öffnen

### Kosten für das Erstellen von E-Rechnungen

**Kostenlose Optionen:**
- [e2invoice](/erstellen) – E-Rechnungen erstellen ohne Registrierung
- Open-Source-Software
- Testversionen von Buchhaltungsprogrammen

**Kostenpflichtige Optionen:**
- Buchhaltungssoftware: ca. 5-30 Euro/Monat
- Spezialisierte E-Rechnungs-Tools: ca. 10-50 Euro/Monat
- Steuerberater-Unterstützung: individuell

### Der zeitliche Aufwand

**Einmalig:**
- Software auswählen und einrichten: 1-3 Stunden
- Stammdaten erfassen: 30-60 Minuten
- Erste Test-Rechnung erstellen: 15-30 Minuten

**Laufend:**
- Rechnungserstellung: Vergleichbar mit bisherigem Aufwand
- Möglicherweise sogar weniger, da Daten automatisch übernommen werden

## Häufige Fragen von Kleinunternehmern

### "Ich habe nur Privatkunden – muss ich trotzdem E-Rechnungen empfangen können?"

**Ja**, die Empfangspflicht gilt für alle Unternehmen. Auch wenn Sie nur an Privatkunden verkaufen, können Sie Eingangsrechnungen von anderen Unternehmen erhalten (z.B. für Büromaterial, Software, Telefon). Diese könnten als E-Rechnung kommen.

### "Kann ich die Kleinunternehmerregelung in einer E-Rechnung abbilden?"

**Ja**, E-Rechnungsformate unterstützen steuerfreie Umsätze. Sie geben einen Steuersatz von 0% an und vermerken die Kleinunternehmerregelung als Befreiungsgrund. Gute E-Rechnungs-Software hat dafür vorgefertigte Einstellungen.

### "Was passiert, wenn ich 2028 keine E-Rechnungen versende?"

Direkte Bußgelder sind derzeit nicht vorgesehen. Allerdings:

- Ihre Rechnungen entsprechen nicht den gesetzlichen Anforderungen
- Kunden könnten die Annahme verweigern
- Bei Betriebsprüfungen kann es Probleme geben
- Ihr professionelles Image könnte leiden

### "Muss ich meine alten Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln?"

**Nein**, die Pflicht gilt nur für neue Rechnungen. Bereits versendete Papier- oder PDF-Rechnungen müssen nicht nachträglich umgewandelt werden. Bewahren Sie Ihre alten Rechnungen wie gewohnt auf.

### "Kann ich E-Rechnungen ausdrucken und abheften?"

**Nicht empfohlen**. E-Rechnungen sollten elektronisch archiviert werden:

- Die Original-Datei (XML oder ZUGFeRD-PDF) muss aufbewahrt werden
- Ein Ausdruck ist keine ordnungsgemäße Archivierung
- Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre
- Die GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) erfordern elektronische Archivierung

### "Ich nutze keine Buchhaltungssoftware – geht E-Rechnung trotzdem?"

**Ja**, auch ohne professionelle Buchhaltungssoftware können Sie:

- E-Rechnungen mit kostenlosen Online-Tools erstellen
- Eingangsrechnungen mit einem Viewer anzeigen
- Die Daten manuell in Ihre Aufzeichnungen übernehmen

Allerdings kann eine einfache Buchhaltungssoftware langfristig Zeit und Aufwand sparen.

### "Wann lohnt sich eine Buchhaltungssoftware?"

Eine Software lohnt sich, wenn:

- Sie regelmäßig Rechnungen schreiben (mehr als 5-10 pro Monat)
- Sie den Überblick über offene Posten behalten möchten
- Sie die Buchhaltung nicht dem Steuerberater übergeben
- Sie Zeit bei der EÜR sparen möchten

Für gelegentliche Rechnungen können kostenlose Tools ausreichen.

## Checkliste für Kleinunternehmer

Nutzen Sie diese Checkliste, um sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten:

### Sofort erledigen (bis Ende 2024)

- [ ] E-Mail-Adresse für Geschäftsverkehr festlegen
- [ ] [e2invoice](/oeffnen) testen – E-Rechnungen kostenlos anzeigen
- [ ] Prüfen, ob Ihre Software E-Rechnungen unterstützt
- [ ] Geschäftspartner über Ihre E-Rechnungs-Bereitschaft informieren

### Im Jahr 2025

- [ ] Erste E-Rechnungen empfangen und verarbeiten
- [ ] Optional: Erste eigene E-Rechnungen erstellen
- [ ] Erfahrungen sammeln und Prozesse optimieren
- [ ] Archivierungslösung einrichten

### Im Jahr 2026

- [ ] Routinen für E-Rechnungen etablieren
- [ ] Alle B2B-Kunden schrittweise umstellen
- [ ] Papier- und PDF-Prozesse auslaufen lassen

### Im Jahr 2027

- [ ] Vollständig auf E-Rechnung umgestellt sein
- [ ] Letzte Tests vor der finalen Pflicht
- [ ] Puffer für unvorhergesehene Probleme einplanen

## Tipps für einen reibungslosen Übergang

### Tipp 1: Fangen Sie früh an

Warten Sie nicht bis zum letzten Moment. Je früher Sie sich mit E-Rechnungen vertraut machen, desto entspannter wird die Umstellung.

### Tipp 2: Nutzen Sie die Übergangszeit

Die Übergangsfristen sind großzügig bemessen. Nutzen Sie diese Zeit zum Testen, ohne unter Zeitdruck zu stehen.

### Tipp 3: Sprechen Sie mit Ihren Kunden

Fragen Sie Ihre Geschäftskunden, ob sie bereits E-Rechnungen wünschen oder akzeptieren. Vielleicht können Sie gemeinsam testen.

### Tipp 4: Halten Sie es einfach

Als Kleinunternehmer brauchen Sie keine komplexe Lösung. Oft reichen einfache Tools oder die Grundfunktionen einer Buchhaltungssoftware.

### Tipp 5: Fragen Sie Ihren Steuerberater

Wenn Sie unsicher sind, kann Ihr Steuerberater Sie beraten. Viele Steuerberater bieten auch Unterstützung bei der Einrichtung an.

### Tipp 6: Bleiben Sie informiert

Die Regelungen können sich noch ändern. Verfolgen Sie die Entwicklungen und passen Sie Ihre Planung gegebenenfalls an.

## Die Vorteile der E-Rechnung für Kleinunternehmer

Auch wenn die E-Rechnung zunächst als Pflicht wahrgenommen wird, bietet sie handfeste Vorteile:

### Kostenersparnis

- Kein Porto und Papier mehr
- Keine Druckkosten
- Weniger Materialaufwand

### Zeitersparnis

- Sofortiger Versand per E-Mail
- Keine Wege zur Post
- Schnellere Verarbeitung beim Empfänger

### Schnellere Bezahlung

- Rechnungen kommen sofort an
- Empfänger können schneller verarbeiten
- Kürzere Zahlungsfristen möglich

### Bessere Übersicht

- Alle Rechnungen digital an einem Ort
- Einfachere Suche und Filterung
- Keine verlorenen Papierbelege

### Professionelles Image

- Modernes, digitales Auftreten
- Zeigt Anpassungsfähigkeit
- Kunden schätzen unkomplizierten Prozess

## Fazit: E-Rechnung für Kleinunternehmer ist machbar

Die E-Rechnungspflicht mag zunächst einschüchternd wirken, besonders für Kleinunternehmer mit begrenzten Ressourcen. Doch die Umstellung ist einfacher, als viele befürchten:

**Die wichtigsten Erkenntnisse:**

1. **Ab 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können** – das ist mit minimalem Aufwand möglich
2. **Für das Versenden haben Sie Zeit bis Ende 2027** – nutzen Sie diese Zeit zum schrittweisen Umstellen
3. **B2C-Geschäfte sind nicht betroffen** – wenn Sie hauptsächlich an Privatpersonen verkaufen, bleibt vieles beim Alten
4. **Es gibt kostenlose und einfache Lösungen** – Sie müssen nicht in teure Software investieren
5. **Die Kleinunternehmerregelung funktioniert auch mit E-Rechnung** – alle Formate unterstützen steuerfreie Umsätze

Die E-Rechnung ist kein Grund zur Panik. Mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools meistern auch Kleinunternehmer die Umstellung problemlos. Und langfristig werden Sie von effizienteren Prozessen und Kostenersparnissen profitieren.

Fangen Sie am besten heute an: Testen Sie [e2invoice](/oeffnen), um E-Rechnungen anzuzeigen, oder [erstellen Sie Ihre erste E-Rechnung](/erstellen) – kostenlos und ohne Registrierung. So sind Sie bestens vorbereitet, wenn die Pflicht in Kraft tritt.

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## E-Rechnung: Übergangsfristen in Deutschland – Was Sie jetzt wissen müssen

Quelle: https://www.e2invoice.com/blog/e-rechnung-uebergangsfristen-deutschland
Veröffentlicht: 2026-01-13 · Aktualisiert: 2026-01-13

Ein detaillierter Überblick über alle Übergangsfristen zur E-Rechnungspflicht in Deutschland: Wann müssen Sie handeln, welche Ausnahmen gelten und wie bereiten Sie sich optimal vor?

Die E-Rechnungspflicht kommt – und zwar schneller, als viele Unternehmen denken. Mit dem Wachstumschancengesetz hat der deutsche Gesetzgeber einen verbindlichen Fahrplan für die Einführung der elektronischen Rechnung im B2B-Bereich festgelegt. Doch die gute Nachricht: Es gibt großzügige Übergangsfristen, die Unternehmen Zeit zur Umstellung geben. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über die einzelnen Fristen, Ausnahmen und was Sie konkret tun müssen.

## Das Wachstumschancengesetz: Der rechtliche Rahmen

Am 22. März 2024 wurde das Wachstumschancengesetz im Bundesgesetzblatt verkündet. Dieses Gesetz enthält unter anderem weitreichende Änderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG), die die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich begründen. Die relevanten Regelungen finden sich in den §§ 14 und 27 UStG.

### Was bedeutet E-Rechnung nach dem Gesetz?

Nach der neuen Definition in § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die:

- In einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird
- Elektronisch übermittelt wird
- Eine elektronische Verarbeitung ermöglicht
- Der europäischen Norm EN 16931 entspricht

**Wichtig**: Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail gilt **nicht** als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Auch eingescannte Papierrechnungen oder Bilddateien erfüllen die Anforderungen nicht.

### Welche Formate sind zulässig?

Als E-Rechnungsformate nach der neuen Definition gelten insbesondere:

- **XRechnung**: Der deutsche Standard, basierend auf EN 16931
- **ZUGFeRD** (ab Profil EN 16931/COMFORT): Hybridformat aus PDF und XML
- **Factur-X**: Der französische Standard, technisch identisch mit ZUGFeRD
- Andere EN 16931-konforme Formate nach Vereinbarung zwischen den Parteien

## Der Stufenplan: Alle Fristen im Überblick

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt in mehreren Stufen. Hier ist der vollständige Zeitplan:

### Phase 1: Ab 1. Januar 2025 – Empfangspflicht für alle

**Was gilt ab diesem Datum?**

Ab dem 1. Januar 2025 müssen **alle** Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies betrifft:

- Großunternehmen
- Mittelständische Unternehmen
- Kleine Unternehmen
- Kleinstunternehmen und Selbstständige

**Keine Ausnahmen bei der Empfangspflicht!**

Anders als bei der Versendepflicht gibt es bei der Empfangspflicht keine Übergangsfristen oder Ausnahmen. Jedes Unternehmen muss ab 2025 technisch in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen.

**Was bedeutet das konkret?**

- Sie benötigen eine E-Mail-Adresse oder ein Portal, über das Sie E-Rechnungen empfangen können
- Sie müssen in der Lage sein, die Rechnungsdaten aus dem XML-Format zu extrahieren
- Eine reine PDF-Ansicht reicht für die Verarbeitung nicht aus (bei ZUGFeRD ist sie aber enthalten)

**Tipp**: Sie können E-Rechnungen auch einfach per E-Mail empfangen. Ein spezielles Portal ist nicht zwingend erforderlich. Wichtig ist nur, dass Sie die XML-Daten verarbeiten können. Mit [e2invoice](/oeffnen) können Sie empfangene E-Rechnungen sofort anzeigen und prüfen.

### Phase 2: 2025-2026 – Übergangsphase mit Wahlfreiheit

**Die Übergangsregelung für das Versenden**

Für den Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 gilt eine weitreichende Übergangsregelung. Unternehmen können in diesem Zeitraum weiterhin:

- Papierrechnungen versenden
- PDF-Rechnungen per E-Mail versenden
- Andere elektronische Formate nutzen (mit Zustimmung des Empfängers)

**Die Voraussetzung**: Der Rechnungsempfänger muss dem alternativen Format zustimmen. Da praktisch alle Unternehmen bisher PDF akzeptieren, ist diese Zustimmung in der Regel gegeben.

**Was bedeutet das für Sie?**

- Sie haben zwei volle Jahre Zeit, Ihre Prozesse umzustellen
- Sie können schrittweise auf E-Rechnung umstellen
- Sie sollten die Zeit nutzen, um Erfahrungen zu sammeln

### Phase 3: Ab 1. Januar 2027 – Pflicht für größere Unternehmen

**Wer ist betroffen?**

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem **Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro** E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden.

**Die 800.000-Euro-Grenze im Detail**

- Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres (2026)
- Es zählt der Umsatz nach § 19 Abs. 3 UStG
- Steuerfreie Umsätze werden grundsätzlich mitgezählt
- Bei unterjähriger Gründung erfolgt eine Hochrechnung auf das volle Jahr

**Beispielrechnung:**

Ein Unternehmen, das im Jahr 2026 einen Umsatz von 850.000 Euro erzielt, muss ab 2027 E-Rechnungen versenden. Ein Unternehmen mit 750.000 Euro Umsatz hat noch ein weiteres Jahr Aufschub.

**Übergangsregelung für kleinere Unternehmen**

Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Umsatz können auch nach dem 1. Januar 2027 noch:

- Papierrechnungen versenden
- PDF-Rechnungen nutzen (mit Zustimmung des Empfängers)

Diese Übergangsregelung gilt bis zum 31. Dezember 2027.

### Phase 4: Ab 1. Januar 2028 – E-Rechnungspflicht für alle

**Das Ende aller Übergangsfristen**

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht ausnahmslos für **alle** Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von:

- Der Unternehmensgröße
- Dem Jahresumsatz
- Der Branche
- Der Rechtsform

**Was bedeutet "alle"?**

- Einzelunternehmer und Freiberufler
- GmbHs und AGs
- Personengesellschaften (OHG, KG, GbR)
- Vereine und Genossenschaften (bei unternehmerischer Tätigkeit)
- Ausländische Unternehmen mit inländischen B2B-Umsätzen

## Sonderfall: EDI-Verfahren

### Was ist EDI?

EDI (Electronic Data Interchange) bezeichnet den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten in standardisierten Formaten. Viele Großunternehmen nutzen seit Jahrzehnten EDI-Verfahren wie EDIFACT für den Rechnungsaustausch.

### Die Sonderregelung für EDI

Für etablierte EDI-Verfahren gilt eine besondere Übergangsregelung:

**Bis 31. Dezember 2027** können Unternehmen weiterhin EDI-Rechnungen versenden, auch wenn diese nicht dem EN 16931-Standard entsprechen. Voraussetzung ist:

- Das EDI-Verfahren war bereits vor 2025 im Einsatz
- Der Empfänger stimmt der Nutzung zu
- Die erforderlichen Rechnungsangaben werden übermittelt

**Ab 1. Januar 2028** müssen auch EDI-Rechnungen dem EN 16931-Standard entsprechen oder die Daten müssen zusätzlich in einem konformen Format bereitgestellt werden.

## Für welche Rechnungen gilt die E-Rechnungspflicht?

### Betroffene Umsätze

Die E-Rechnungspflicht gilt für Rechnungen über:

- **Inländische B2B-Umsätze**: Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland
- **Umsätze nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG**: Steuerbare Lieferungen und sonstige Leistungen

### Nicht betroffene Umsätze

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind:

- **B2C-Umsätze**: Rechnungen an Privatpersonen
- **Steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug** (z.B. bestimmte Finanz- und Versicherungsleistungen)
- **Kleinbetragsrechnungen** bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
- **Fahrausweise** (§ 34 UStDV)
- **Innergemeinschaftliche Lieferungen**: Hier gelten andere Regelungen
- **Ausfuhrlieferungen**: Ebenfalls andere Regelungen
- **Reverse-Charge-Umsätze**: Der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer

### Sonderfall: Gemischte Rechnungen

Enthält eine Rechnung sowohl B2B- als auch B2C-Positionen, gilt:

- Bei überwiegend B2B-Charakter: E-Rechnung erforderlich
- Im Zweifel: E-Rechnung empfohlen

## Übersichtstabelle: Alle Fristen auf einen Blick

| Datum | Pflicht | Betroffene | Ausnahmen |
|-------|---------|------------|-----------|
| 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen | Alle Unternehmen | Keine |
| 01.01.2025 - 31.12.2026 | E-Rechnungen versenden | Freiwillig | Papier/PDF weiterhin möglich |
| 01.01.2027 | E-Rechnungen versenden | Umsatz > 800.000 € | Kleinere Unternehmen ausgenommen |
| 01.01.2027 - 31.12.2027 | E-Rechnungen versenden | Umsatz ≤ 800.000 € | Papier/PDF noch möglich |
| 31.12.2027 | Ende EDI-Übergangsfrist | Alle EDI-Nutzer | - |
| 01.01.2028 | E-Rechnungen versenden | Alle Unternehmen | Keine (außer B2C etc.) |

## Was passiert bei Verstößen?

### Aktuelle Rechtslage

Der Gesetzgeber hat bisher keine spezifischen Sanktionen für Verstöße gegen die E-Rechnungspflicht festgelegt. Allerdings drohen indirekte Konsequenzen:

### Mögliche Konsequenzen bei Nichteinhaltung

**Für den Rechnungsaussteller:**

- Rechnungen entsprechen nicht den gesetzlichen Anforderungen
- Mögliche Beanstandungen bei Betriebsprüfungen
- Verzögerungen bei der Bearbeitung durch den Empfänger
- Imageschäden bei Geschäftspartnern

**Für den Rechnungsempfänger:**

- Bei nicht ordnungsgemäßer Rechnung: Gefährdung des Vorsteuerabzugs
- Nachforderungen durch das Finanzamt möglich
- Erhöhter manueller Aufwand bei der Verarbeitung

### Empfehlung

Auch wenn keine direkten Bußgelder drohen, sollten Unternehmen die Fristen ernst nehmen. Die Finanzverwaltung wird die Einhaltung der Vorschriften prüfen, und nicht konforme Rechnungen können zu erheblichem Aufwand und Kosten führen.

## Praktische Umsetzung: So bereiten Sie sich vor

### Sofortmaßnahmen (bis Ende 2024)

1. **Bestandsaufnahme machen**
   - Wie viele B2B-Rechnungen stellen Sie pro Jahr aus?
   - Wie viele B2B-Rechnungen empfangen Sie?
   - Welche Formate nutzen Sie aktuell?

2. **Empfangsfähigkeit herstellen**
   - E-Mail-Postfach für E-Rechnungen einrichten
   - [e2invoice](/oeffnen) zum Anzeigen von E-Rechnungen nutzen – kostenlos und ohne Installation
   - Mitarbeiter informieren

3. **Prozesse dokumentieren**
   - Aktuellen Rechnungsprozess analysieren
   - Schnittstellen identifizieren
   - Anpassungsbedarf ermitteln

### Kurzfristige Maßnahmen (2025)

1. **Software evaluieren**
   - Buchhaltungssoftware auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen
   - Ggf. Updates oder neue Lösung einplanen
   - Testläufe durchführen

2. **Erste E-Rechnungen versenden**
   - Mit ausgewählten Kunden testen
   - Feedback einholen
   - Prozesse optimieren

3. **Mitarbeiter schulen**
   - Grundlagen der E-Rechnung vermitteln
   - Neue Prozesse einführen
   - Ansprechpartner benennen

### Mittelfristige Maßnahmen (2026-2027)

1. **Vollständige Umstellung**
   - Alle B2B-Kunden auf E-Rechnung umstellen
   - Papier- und PDF-Prozesse auslaufen lassen
   - Automatisierung vorantreiben

2. **Prozessoptimierung**
   - Durchlaufzeiten analysieren
   - Fehlerquoten reduzieren
   - Medienbrüche eliminieren

3. **Integration vertiefen**
   - E-Rechnung mit ERP/Buchhaltung verknüpfen
   - Automatische Verbuchung einrichten
   - Archivierung optimieren

## Besondere Situationen

### Neugründungen

Für Unternehmen, die nach 2025 gegründet werden, gilt:

- **Empfangspflicht**: Sofort ab Gründung
- **Versendepflicht**: Abhängig vom (hochgerechneten) Jahresumsatz und dem jeweiligen Stichtag

### Unternehmen mit schwankendem Umsatz

- Maßgeblich ist immer der Vorjahresumsatz
- Bei Unterschreitung der 800.000-Euro-Grenze kann die Übergangsfrist wieder genutzt werden
- Bei Überschreitung gilt sofort die Versendepflicht

### Ausländische Unternehmen

- Ausländische Unternehmen mit steuerbaren Inlandsumsätzen unterliegen ebenfalls der E-Rechnungspflicht
- Die Übergangsfristen gelten entsprechend
- Besondere Herausforderungen bei der technischen Umsetzung

## Häufige Fragen zu den Übergangsfristen

### "Muss ich als Kleinunternehmer auch E-Rechnungen empfangen können?"

**Ja!** Die Empfangspflicht gilt ab 2025 für alle Unternehmen, unabhängig von der Größe oder dem Kleinunternehmerstatus nach § 19 UStG. Auch Kleinunternehmer können B2B-Rechnungen von anderen Unternehmen erhalten und müssen diese verarbeiten können.

### "Kann ich nach 2028 noch Papierrechnungen an Geschäftskunden versenden?"

**Nein!** Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung für alle B2B-Rechnungen verpflichtend. Papierrechnungen sind dann nur noch für B2C-Geschäfte (Rechnungen an Privatpersonen) zulässig.

### "Gilt die Übergangsfrist auch, wenn mein Kunde schon E-Rechnungen verlangt?"

Die Übergangsfrist gibt Ihnen das Recht, alternative Formate zu nutzen – aber kein Kunde muss diese akzeptieren. Wenn ein Kunde auf E-Rechnungen besteht, sollten Sie diesem Wunsch nachkommen. Die Übergangsfrist schützt Sie nur vor gesetzlichen Sanktionen, nicht vor vertraglichen Anforderungen Ihrer Kunden.

### "Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?"

Direkte Bußgelder sind derzeit nicht vorgesehen. Allerdings können Rechnungen, die nicht den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, vom Empfänger beanstandet werden. Im schlimmsten Fall könnte der Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet sein, was zu Konflikten führen kann.

### "Gilt die 800.000-Euro-Grenze brutto oder netto?"

Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 3 UStG. Dies ist der Nettoumsatz zuzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. In der Praxis ist damit meist der Nettoumsatz gemeint.

## Die wichtigsten Erkenntnisse

1. **Empfangspflicht ab 2025 für alle**: Bereiten Sie sich jetzt darauf vor, E-Rechnungen entgegenzunehmen.

2. **Großzügige Übergangsfristen beim Versenden**: Sie haben bis Ende 2027 (bzw. Ende 2026 bei hohem Umsatz) Zeit für die Umstellung.

3. **2028 als finaler Stichtag**: Ab dann gibt es keine Ausnahmen mehr – nutzen Sie die Zeit bis dahin.

4. **Frühzeitige Umstellung lohnt sich**: Wer früh umstellt, profitiert länger von den Vorteilen der E-Rechnung.

5. **Keine Panik, aber auch kein Aufschieben**: Die Fristen sind machbar, erfordern aber aktives Handeln.

## Fazit

Die Übergangsfristen zur E-Rechnungspflicht in Deutschland sind fair gestaltet und geben Unternehmen ausreichend Zeit zur Umstellung. Der Gesetzgeber hat einen pragmatischen Stufenplan entwickelt, der sowohl die technischen Herausforderungen als auch die unterschiedlichen Unternehmensgrößen berücksichtigt.

**Die wichtigsten Daten zum Merken:**

- **1. Januar 2025**: Alle müssen E-Rechnungen empfangen können
- **1. Januar 2027**: Versendepflicht für Unternehmen über 800.000 Euro Umsatz
- **1. Januar 2028**: Versendepflicht für alle Unternehmen

Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um Ihre Prozesse schrittweise umzustellen. Beginnen Sie mit dem Empfang von E-Rechnungen, sammeln Sie Erfahrungen und stellen Sie dann auch Ihren Versand um. So sind Sie bestens vorbereitet, wenn die finale Pflicht in Kraft tritt.

Die E-Rechnung ist keine Bürde, sondern eine Chance: Sie spart Kosten, beschleunigt Prozesse und macht Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft. Je früher Sie starten, desto mehr profitieren Sie davon.

**Jetzt starten mit e2invoice:** Nutzen Sie unsere kostenlosen Tools, um E-Rechnungen zu [öffnen und anzuzeigen](/oeffnen), zu [erstellen](/erstellen) oder zu [validieren](/validieren) – direkt im Browser, ohne Registrierung.

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## XRechnung vs. ZUGFeRD: Was ist das? Und wann nutze ich was?

Quelle: https://www.e2invoice.com/blog/xrechnung-vs-zugferd
Veröffentlicht: 2026-01-06 · Aktualisiert: 2026-01-06

Ein umfassender Vergleich der beiden wichtigsten E-Rechnungsformate in Deutschland: XRechnung und ZUGFeRD. Erfahren Sie, welches Format für Ihren Anwendungsfall das richtige ist.

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland stehen Unternehmen vor der Frage: Welches Format soll ich nutzen? Die beiden wichtigsten Standards sind XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, unterscheiden sich jedoch grundlegend in Aufbau, Anwendungsbereich und Handhabung.

## Was ist XRechnung?

Die XRechnung ist der nationale Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland. Sie wurde speziell für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt und ist seit November 2020 für Lieferanten des Bundes verpflichtend.

### Technischer Aufbau

Die XRechnung ist ein reines XML-Format. Das bedeutet:

- Die Rechnung besteht ausschließlich aus strukturierten Daten
- Es gibt keine visuelle Darstellung wie bei einem PDF
- Alle Informationen sind maschinenlesbar codiert
- Die Daten folgen dem europäischen Standard EN 16931

### Kernmerkmale der XRechnung

- **Reine Datenstruktur**: Keine menschenlesbare Darstellung ohne spezielle Software
- **Strenge Validierung**: Umfangreiche Prüfregeln stellen die Datenqualität sicher
- **Leitweg-ID**: Eindeutige Kennung zur Adressierung des Rechnungsempfängers in der öffentlichen Verwaltung
- **Pflichtfelder**: Klar definierte Muss- und Kann-Felder gemäß EN 16931
- **Erweiterbar**: Nationale Erweiterungen (CIUS) ermöglichen zusätzliche Anforderungen

### Beispiel einer XRechnung-Struktur

Eine XRechnung enthält strukturierte Elemente wie:

- Verkäufer- und Käuferinformationen
- Rechnungsnummer und -datum
- Zahlungsbedingungen
- Einzelne Rechnungspositionen mit Mengen, Preisen und Steuersätzen
- Gesamtbeträge und Steueraufschlüsselung

## Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es ist ein hybrides Format, das die Vorteile von PDF und XML kombiniert.

### Technischer Aufbau

ZUGFeRD besteht aus zwei Komponenten:

- **PDF/A-3**: Eine menschenlesbare PDF-Datei, die wie eine klassische Rechnung aussieht
- **XML-Datei**: Eine eingebettete maschinenlesbare Datei mit allen strukturierten Rechnungsdaten

Das XML ist dabei als Anhang in die PDF-Datei integriert. Man kann die Rechnung also sowohl visuell betrachten als auch automatisch verarbeiten.

### Die ZUGFeRD-Profile

ZUGFeRD bietet verschiedene Profile mit unterschiedlichem Detailgrad:

#### MINIMUM

- Enthält nur grundlegende Rechnungsdaten
- Geeignet für einfache Archivierung
- Nicht für automatische Verarbeitung vorgesehen

#### BASIC WL (Without Lines)

- Enthält Kopf- und Fußdaten der Rechnung
- Keine einzelnen Rechnungspositionen
- Geeignet für Rechnungen ohne detaillierte Positionsaufstellung

#### BASIC

- Vollständige Rechnungsdaten inklusive Positionen
- Ausreichend für die meisten B2B-Anwendungsfälle
- Gute Balance zwischen Detailgrad und Komplexität

#### EN 16931 (COMFORT)

- Vollständig konform zum europäischen Standard
- Erfüllt alle Anforderungen der E-Rechnungspflicht
- Empfohlen für den Rechnungsaustausch mit Behörden

#### EXTENDED

- Umfangreichste Variante mit zusätzlichen Feldern
- Für komplexe Geschäftsprozesse
- Branchenspezifische Erweiterungen möglich

#### XRECHNUNG

- ZUGFeRD-Profil, das vollständig XRechnung-konform ist
- Kombiniert die Vorteile beider Formate
- Ideal für Unternehmen, die sowohl B2B als auch B2G beliefern

## Der direkte Vergleich

### Darstellung und Lesbarkeit

| Aspekt | XRechnung | ZUGFeRD |
|--------|-----------|---------|
| Menschenlesbar | Nein (nur mit Viewer) | Ja (PDF-Komponente) |
| Maschinenlesbar | Ja | Ja (XML-Komponente) |
| Dateigröße | Klein (nur XML) | Größer (PDF + XML) |
| Visuelle Gestaltung | Nicht möglich | Frei gestaltbar |

### Anwendungsbereiche

| Aspekt | XRechnung | ZUGFeRD |
|--------|-----------|---------|
| Öffentliche Auftraggeber | Pflicht | Möglich (Profil XRECHNUNG) |
| B2B-Geschäft | Möglich | Empfohlen |
| Internationale Nutzung | Eingeschränkt | Ja (Factur-X kompatibel) |
| Kleine Unternehmen | Komplexer | Einfacher |

### Technische Anforderungen

| Aspekt | XRechnung | ZUGFeRD |
|--------|-----------|---------|
| Erstellung | Spezielle Software nötig | PDF-Erstellung + XML |
| Validierung | Strenge Prüfung erforderlich | Je nach Profil |
| Integration | API/Schnittstelle empfohlen | Auch manuell möglich |
| Archivierung | XML-Archiv | PDF/A-konform |

## Wann nutze ich XRechnung?

Die XRechnung ist die richtige Wahl, wenn:

- **Sie an öffentliche Auftraggeber liefern**: Bund, Länder und viele Kommunen verlangen XRechnung
- **Vollautomatisierte Verarbeitung gewünscht ist**: Reine Datenprozesse ohne manuelle Sichtprüfung
- **Sie große Rechnungsvolumen haben**: Effiziente Massenverarbeitung
- **Ihre Empfänger entsprechende Systeme haben**: ERP-Systeme mit XRechnung-Unterstützung
- **Strenge Compliance erforderlich ist**: Maximale Standardkonformität

### Typische Anwendungsfälle für XRechnung

1. Lieferungen an Bundesbehörden
2. Aufträge für Landesverwaltungen
3. Projekte mit kommunalen Auftraggebern
4. Großunternehmen mit vollautomatisierten Prozessen
5. EDI-Ersatz oder -Ergänzung

## Wann nutze ich ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist die bessere Wahl, wenn:

- **Sie im B2B-Bereich tätig sind**: Flexibilität für verschiedene Empfänger
- **Ihre Kunden unterschiedliche Anforderungen haben**: Manche brauchen PDF, andere XML
- **Eine visuelle Prüfung gewünscht ist**: Empfänger möchten die Rechnung auch sehen
- **Sie schrittweise umstellen**: Übergang von PDF zu E-Rechnung
- **Internationale Geschäftspartner existieren**: Factur-X-Kompatibilität mit Frankreich

### Typische Anwendungsfälle für ZUGFeRD

1. Rechnungen an Geschäftskunden jeder Größe
2. Gemischter Kundenkreis (manche digital-affin, manche nicht)
3. Branchen mit visuellen Rechnungsanforderungen
4. Unternehmen in der Übergangsphase zur E-Rechnung
5. Grenzüberschreitender Handel innerhalb der EU

## Die Hybridlösung: ZUGFeRD mit XRechnung-Profil

Eine besonders praktische Lösung für Unternehmen, die sowohl öffentliche als auch private Kunden beliefern, ist ZUGFeRD mit dem Profil "XRECHNUNG". Diese Variante bietet:

- **Volle XRechnung-Konformität**: Erfüllt alle Anforderungen für öffentliche Auftraggeber
- **PDF-Visualisierung**: Empfänger können die Rechnung auch klassisch betrachten
- **Universelle Einsetzbarkeit**: Ein Format für alle Kunden
- **Zukunftssicherheit**: Erfüllt bereits heute alle kommenden Anforderungen

## Praktische Entscheidungshilfe

### Fragen zur Formatwahl

Beantworten Sie diese Fragen, um das richtige Format zu finden:

1. **Liefern Sie an öffentliche Auftraggeber?**
   - Ja → XRechnung oder ZUGFeRD (Profil XRECHNUNG)
   - Nein → ZUGFeRD (beliebiges Profil ab EN 16931)

2. **Benötigen Ihre Kunden eine visuelle Darstellung?**
   - Ja → ZUGFeRD
   - Nein → XRechnung oder ZUGFeRD

3. **Haben Sie internationale Geschäftspartner in der EU?**
   - Ja → ZUGFeRD (Factur-X kompatibel)
   - Nein → Beide Formate möglich

4. **Wie digital-affin sind Ihre Kunden?**
   - Sehr → XRechnung möglich
   - Gemischt → ZUGFeRD empfohlen

5. **Welche Systeme nutzen Ihre Kunden?**
   - Moderne ERP-Systeme → Beide Formate
   - Einfache Buchhaltung → ZUGFeRD (wegen PDF)

## Technische Umsetzung

### XRechnung und ZUGFeRD mit e2invoice

Mit **e2invoice** können Sie beide Formate einfach handhaben – kostenlos und direkt im Browser:

- **[E-Rechnungen öffnen](/oeffnen)**: Zeigen Sie XRechnung und ZUGFeRD-Dateien übersichtlich an – alle Rechnungsdaten auf einen Blick
- **[E-Rechnungen erstellen](/erstellen)**: Generieren Sie XRechnung oder ZUGFeRD in wenigen Schritten
- **[E-Rechnungen validieren](/validieren)**: Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungen dem EN 16931-Standard entsprechen

### XRechnung erstellen

Für die Erstellung von XRechnungen benötigen Sie:

- Software mit XRechnung-Unterstützung (z.B. [e2invoice](/erstellen))
- Kenntnis der Pflichtfelder und Geschäftsregeln
- Validierungswerkzeuge zur Prüfung
- Übertragungsweg (z.B. PEPPOL, E-Mail, Portal)

### ZUGFeRD erstellen

Für ZUGFeRD-Rechnungen benötigen Sie:

- PDF-Erstellungssoftware mit ZUGFeRD-Modul (z.B. [e2invoice](/erstellen))
- Oder: Separate XML-Generierung und PDF-Einbettung
- Auswahl des passenden Profils
- PDF/A-3 konforme Ausgabe

## Rechtliche Einordnung

Beide Formate erfüllen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht gemäß dem Wachstumschancengesetz, sofern:

- **XRechnung**: Immer konform (ist der Referenzstandard)
- **ZUGFeRD**: Ab Profil EN 16931 (COMFORT) aufwärts konform

Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen **nicht** die gesetzlichen Anforderungen für E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes.

## Zukunftsperspektive

Die E-Rechnung wird sich in den kommenden Jahren zum Standard entwickeln. Beide Formate werden dabei eine wichtige Rolle spielen:

- **XRechnung** bleibt der Standard für den öffentlichen Sektor
- **ZUGFeRD** wird sich im B2B-Bereich weiter verbreiten
- Die **Interoperabilität** zwischen beiden Formaten verbessert sich kontinuierlich
- **Europäische Harmonisierung** auf Basis von EN 16931 schreitet voran

## Fazit

Die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD hängt primär von Ihren Geschäftspartnern ab:

- **Öffentliche Auftraggeber**: XRechnung ist Pflicht
- **Gemischter Kundenkreis**: ZUGFeRD (Profil XRECHNUNG) bietet maximale Flexibilität
- **Reiner B2B-Bereich**: ZUGFeRD (Profil EN 16931) ist meist die pragmatischste Lösung

Unabhängig von der Formatwahl ist eines sicher: Die E-Rechnung kommt, und wer sich frühzeitig vorbereitet, profitiert von effizienteren Prozessen und Kostenersparnissen.

**Tipp:** Mit [e2invoice](/oeffnen) können Sie beide Formate kostenlos öffnen, erstellen und validieren – probieren Sie es jetzt aus!

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## Was ist eine E-Rechnung?

Quelle: https://www.e2invoice.com/blog/was-ist-eine-e-rechnung
Veröffentlicht: 2025-12-22 · Aktualisiert: 2026-09-27

Erfahren Sie alles Wichtige über E-Rechnungen: Definition, gesetzliche Anforderungen und warum sie für Ihr Unternehmen relevant sind.

**Das Wichtigste in Kürze**

- Eine **E-Rechnung** ist eine Rechnung in einem **strukturierten elektronischen Format** nach der europäischen Norm **EN 16931**, das automatisch verarbeitet werden kann (§ 14 Abs. 1 UStG).
- Gängige Formate in Deutschland: **XRechnung** (reines XML) und **ZUGFeRD/Factur-X** (PDF mit eingebetteter XML).
- **Keine** E-Rechnung im Sinne des Gesetzes: PDF ohne XML, Scan, Word-Datei, Papier.
- **Empfangen** müssen alle Unternehmen seit 1. Januar 2025, **ausstellen** spätestens ab 1. Januar 2028.

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist weit mehr als nur eine PDF-Datei per E-Mail. Es handelt sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.

## Der Unterschied zur klassischen Rechnung

Viele Unternehmen versenden bereits Rechnungen als PDF per E-Mail und glauben, damit E-Rechnungen zu nutzen. Doch eine echte E-Rechnung zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

- **Strukturiertes Datenformat**: Die Rechnungsdaten liegen in einem maschinenlesbaren Format vor (z.B. XML)
- **Automatische Verarbeitung**: Rechnungsdaten können ohne manuelle Eingabe direkt in Buchhaltungssysteme übernommen werden
- **Standardisierte Formate**: In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD die gängigsten Formate

## Gesetzliche Anforderungen in Deutschland

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich beschlossen:

- **Ab 1. Januar 2025**: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
- **Ab 1. Januar 2027**: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden
- **Ab 1. Januar 2028**: E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich

## Die wichtigsten E-Rechnungsformate

### XRechnung

Die XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und enthält alle Rechnungsdaten in einem reinen XML-Format.

### ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine menschenlesbare PDF-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei. Dies ermöglicht sowohl die visuelle Prüfung als auch die automatische Verarbeitung.

## Vorteile der E-Rechnung

1. **Kostenersparnis**: Wegfall von Druck-, Porto- und Archivierungskosten
2. **Zeitersparnis**: Automatische Verarbeitung statt manueller Dateneingabe
3. **Fehlerreduzierung**: Weniger Übertragungsfehler durch automatisierte Prozesse
4. **Schnellere Bezahlung**: Kürzere Durchlaufzeiten von der Rechnungsstellung bis zur Zahlung
5. **Nachhaltigkeit**: Papierloser Prozess schont die Umwelt

## So starten Sie mit E-Rechnungen

Der Einstieg in die E-Rechnung muss nicht kompliziert sein. Mit **e2invoice** können Sie:

- **[E-Rechnungen anzeigen](/oeffnen)**: Unser kostenloser Viewer macht XRechnung und ZUGFeRD-Dateien sofort lesbar – ohne Installation
- **[E-Rechnungen erstellen](/erstellen)**: Erstellen Sie gesetzeskonforme E-Rechnungen in wenigen Schritten direkt im Browser
- **[E-Rechnungen validieren](/validieren)**: Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungen den EN 16931-Anforderungen entsprechen

Weiterführend: die **[Checkliste der Pflichtangaben](/blog/e-rechnung-pflichtangaben-checkliste)**, **[E-Rechnungen öffnen und lesen](/blog/e-rechnung-oeffnen-lesen)** und **[Abschlags- und Schlussrechnung als E-Rechnung](/blog/e-rechnung-abschlagsrechnung-schlussrechnung)**.

Probieren Sie es aus – kostenlos und ohne Registrierung.

## Fazit

Die E-Rechnung ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern wird in den kommenden Jahren zum Standard im Geschäftsverkehr. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen und ihre Prozesse entsprechend anpassen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und von den Vorteilen zu profitieren. Mit Tools wie e2invoice gelingt der Einstieg schnell und unkompliziert.

### Häufige Fragen

**Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?**

Nein. Seit 2025 gilt nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 als E-Rechnung, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab dem Profil BASIC. Ein reines PDF ist eine „sonstige Rechnung“, die nur noch während der Übergangsfristen zwischen Unternehmen verwendet werden darf.

**Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?**

Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind ausgenommen. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen, aber nicht ausstellen.

**Was brauche ich, um E-Rechnungen zu empfangen?**

Ein E-Mail-Postfach genügt. Zum Lesen der XML-Daten eignet sich ein Viewer wie der kostenlose E-Rechnungs-Viewer von e2invoice. Die Rechnungen müssen im Originalformat acht Jahre aufbewahrt werden.

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